Dört araç, dört amaç
Düşünmedeki hata, dördünü aynı görevin alternatifi olarak görmektir. Değiller. Bir ERP tüm şirketi kontrol ediyor. Bir DMS belgeleri yönetir. DATEV muhasebe ve hukuk firmasının omurgasıdır. Özel bir gelen kutusu, faturaların tam olarak nasıl alınacağıyla ilgilenir.
Doğru soru "hangisi daha iyi" değil, "hangi sorunu çözüyorum?"
| Araç | Temel görev | Fatura girişindeki rol |
|---|---|---|
| ERP sistemi | Şirketin tamamını yönetmek | Büyük bir sistemin parçası olarak e-fatura |
| DMS sistemi | Belgeleri yönetmek ve arşivlemek | Arşiv güçlüdür; giriş doğrulaması çoğu zaman temel görevi değildir |
| DATEV sistemi | Muhasebe ve mali müşavir çalışması | Temiz muhasebe verileri ve belgeler için hedef sistem |
| Özel gelen kutusu | Fatura girişini doğrulamak ve devretmek | Alım, onay, arşiv ve dışa aktarım için önceki katman |
ERP: güçlü ama ağır
ERP, daha büyük bir bütünün parçası olarak e-faturalama da dahil olmak üzere hemen hemen her şeyi yapabilir. Fiyat, karmaşıklık, uygulama süresi ve başlamak için yalnızca bir kısmına ihtiyaç duyduğunuz bir özellik setidir.
Yine de bir ERP çalıştırıyorsanız onu kullanın. Sırf e-fatura gerekliliği nedeniyle bunu uygulamaya koymak akla gelebilecek en pahalı çözümdür.
DMS ve DATEV: önemli ancak girdi değil
Bir DMS mükemmel şekilde arşivler, ancak e-faturaları nadiren kontrol eder. DATEV, giriş kontrolü için değil, muhasebe ve ofis işleri için yapılmıştır.
Her ikisi de özünde vazgeçilmezdir ancak ikisi de kabul-doğrulama-yayınlama-orijinal arşiv-dışa aktarma zincirini tek başına tam olarak kapsamaz.
Özel alet: tam olarak bu boşluk
Özel bir gelen kutusu, ERP, DMS ve DATEV'in açık bıraktığı boşluğa tam olarak göre uyarlanmıştır: kontrol edilmiş, arşivlenmiş, temiz bir şekilde teslim edilen fatura makbuzu. Diğerlerinin yerini almaz, onları besler.
Karar Kılavuzu
Dürüstçe sordu:
- Şirket için genel bir sisteme ihtiyacım var mı? → ERP (yine de mevcutsa).
- Öncelikle belge depolamaya ihtiyacım var mı? → DMS, ancak giriş kontrolü eksik.
- Muhasebe/hukuk firmasına ihtiyacım var mı? → DATEV, ancak yukarı akışı kontrol edin.
- Tam olarak doğrulanmış fatura makbuzuna ihtiyacım var mı? → özel gelen kutusu.
- Çoğu zaman bu bir ya/veya değil, DATEV/DMS'den önceki gelen kutusudur.