İlk: silmeyin
Anlaşılmaz bir dosyaya ilk tepki genellikle yanlıştır: ondan kurtulun. Bunu yapma.
.xml dosyası büyük olasılıkla bir XRechnung'tir; tam teşekküllü, yasal olarak geçerli bir faturadır. Bunu silmek, sekiz yıl boyunca saklamanız gereken bir belgeyi yok etmek anlamına gelir. Şifreli görünen şey orijinaldir, çöp değil.
Neden böyle görünüyor?
XRechnung göz için değil makineler için yazılmıştır. cbc:ID gibi etiketlere sahip kod bir kusur değil, formattır. Tıpkı bir müzik dosyasının gayet iyi olmasına rağmen editörde saçma görünmesi gibi.
Fatura tamamen oradadır: numara, tarih, tutarlar, vergi. Resimli olmak yerine sadece yapılandırılmış. Kodu anlamanıza gerek yok; sadece onu doğru şekilde ele almanız gerekiyor.
Bunları nasıl okunabilir hale getireceğiniz aşağıda açıklanmıştır
Yapıyı fatura resmine çevirecek bir şeye ihtiyacınız var. Oraya ulaşmanın birkaç yolu vardır:
- Resmi KoSIT-XRechnung görüntüleyiciyi kullanın ve dosyayı orada açın.
- XRechnung'i destekliyorsa muhasebe yazılımınızı kullanın.
- Gelen XML'i otomatik olarak okunabilir hale getiren bir gelen kutusu çözümü.
- Gerekirse saygın bir çevrimiçi görüntüleyici kullanın; hassas verilere dikkat edin.
Ödeme yapmadan veya rezervasyon yapmadan önce kontrol edin
Okunabilir olması otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez. Fatura yayınlanmadan önce: Gönderen ve alıcı doğru mu? Zorunlu ayrıntılar orada mı? Net, vergi ve brüt toplamı gösterilen tutara eşit mi?
Tam da XML çok teknik göründüğü için birçok kişi onu kontrol etmeden el sallama eğiliminde. Tam tersi doğru olacaktır: önce kontrol edin, sonra bırakın.
Ve sonra: orijinali koruyun
Faturayı görüp kontrol ettikten sonra en yaygın hata, artık yalnızca bir PDF'i kaydedip XML'i atmak olacaktır.
XML orijinaldir. Sekiz yıldır değişmeden arşivde yer almaktadır. Okunabilir görünümü yedek olarak değil, kolaylık sağlamak amacıyla ek olarak saklayabilirsiniz. Bunu otomatikleştirdiğinizde artık bir sonraki şifreli dosyayı düşünmenize gerek kalmaz.