Pahalı düşünme hatası: “Yazdırıyorum”
Kağıt banknotla her şey basitti: Elinizdeki kağıt orijinaldi. Birçok kişi bu refleksi dijital dünyaya da taşıyor ve tökezliyor.
XRechnung ile çıktı orijinal değildir. Bir XML dosyasının birçok olası temsilinden biridir. Yalnızca çıktıyı veya ondan oluşturulan PDF'i saklayan kişi, asıl makbuzu atmış ve bir kopyasını saklamıştır. Denetimde bu artık onarılması mümkün olmayan bir sorundur.
Orijinallik ve görselleştirme iki farklı şeydir
XML dosyası bağlama verilerini içerir. O bunun kanıtıdır. Diğer her şey (KoSIT görüntüleyicideki görünüm, oluşturulan bir PDF, bir çıktı) yalnızca bu verilerin insan gözü için görselleştirilmesidir.
Aynı XML'ten on farklı görünümlü PDF oluşturabilirsiniz. O halde bunlardan hangisi “fatura” olacaktır? Hiçbiri. Önemli olan bu. Aldığınız şey saklanmalıdır: yapılandırılmış orijinal. Ayrıca güzel görünümü de kaydedebilirsiniz; XML onun yerini alamaz.
GoBD'in sizden özellikle istediği şey
BMF'nin 28 Kasım 2019 tarihli mektubunda belirtilen, kitapların elektronik biçimde uygun şekilde yönetilmesi ve saklanmasına ilişkin ilkeler olan GoBD, kulağa hantal gelse de birkaç gereksinime ayrılabilir.
Makbuzun eksiksiz olması gerekir. Değiştirilemez bir şekilde, yani sonraki değişikliklerin hariç tutulacağı veya boşluklar olmadan kaydedileceği şekilde saklanmalıdır. Orijinal biçiminde okunabilir ve makine tarafından değerlendirilebilir kalmalıdır. Ve yolun tamamı uzman bir üçüncü taraf için anlaşılır olmalıdır. “Faturalar 2026” klasöründeki PDF bunu karşılıyor: hiçbiri güvenilir değil.
Sekiz mi yoksa on yıl mı? Saklama süresi
Muhasebe belgeleri için - ve gelen fatura bir muhasebe belgesidir - saklama süresi, 2025'ten itibaren Dördüncü Bürokrasi Yardım Yasası ile genellikle on yıldan sekiz yıla kısaltılmıştır.
Rahatlamış gibi görünüyor ama dikkatsiz olmak için bir neden yok. Bazı belgeler için bu süre on yıl olarak kalır ve süre ancak faturanın oluşturulduğu takvim yılının sonunda başlar. Sekiz yıllık kesintisiz, değiştirilmemiş XML — asıl gereklilik budur. Yedinci yılda yalnızca PDF'lerin var olduğunu fark eden herkes çözümü olmayan bir sorunla karşı karşıyadır.
Arşivde tam olarak ne var - yalnızca XML değil
XML zorunludur. Temiz bir dosyalama biraz daha ileri gider çünkü izlenebilirliği sağlar:
- Orijinal XML dosyası (ZUGFeRD için: gömülü XML dahil PDF), değişmeden.
- Okunabilir bir görünüm (örneğin oluşturulmuş bir PDF) — kullanışlıdır ancak orijinalin yerini almaz.
- Makbuz kanıtı: Fatura ne zaman, hangi kanaldan geldi?
- Test ve sürüm protokolü: Kim ne zaman doğruladı ve yayınladı?
- Dosyanın alındığından bu yana değiştirilmediğini kanıtlayan karma değeri gibi bir bütünlük kanıtı.
Vergi denetiminde fark edilen tipik hatalar
Bugün sınav görevlileri özellikle yapılandırılmış orijinali istiyor. Görünür hale gelen her zaman aynı boşluklardır.
Yalnızca PDF kaydedildi, XML atıldı. Faturalar, herkesin değiştirebileceği ve boşaltabileceği bir e-posta gelen kutusunda "arşivlenir". Prosedürle ilgili belge yok, yani sürecin gerçekte nasıl çalıştığına dair açıklama yok. Daha sonra yeniden adlandırılan veya günlük olmadan değiştirilen dosyalar. Bu noktaların her biri, muhasebenin doğruluğunu sorgulayabilir ve en kötü durumda bir tahmine yol açabilir.
Temiz bir dosyalama sistemi pratikte böyle görünür
Pahalı bir belge yönetim sistemine ihtiyacınız yok. Aldığınız andan itibaren otomatik olarak ve her zaman aynı şekilde çalışan bir sürece ihtiyacınız var.
Fatura, alındığı anda orijinal formatında, zaman damgasıyla ve salt okunur olarak kaydedilir. Orijinalin yerine ek olarak okunabilir bir görünüm oluşturulur. Her erişim ve her sürüm günlüğe kaydedilir. Ve hiçbir şeyin çok erken silinmemesi için son tarih otomatik olarak çalışır. Özel bir gelen kutusu çözümü tam da bunun için tasarlandı; XML'i tesadüf değil orijinal kılıyor.