On yerine sekiz - 2025'te ne değişecek
Dördüncü Bürokrasiyi Rahatlatma Yasası ile muhasebe belgelerinin saklama süresi genel olarak 2025 yılından itibaren on yıldan sekiz yıla kısaltıldı. Gelen fatura da böyle bir muhasebe belgesidir.
Bu tamamen açık bir durum değil. Sekiz yıllık kesintisiz, değiştirilmemiş orijinal kullanılabilirlik ciddi bir gereklilik olmaya devam ediyor ve belirli belgeler için on yıl geçerli olmaya devam ediyor.
Son tarih ne zaman dolmaya başlıyor?
Son tarih, fatura tarihiyle değil, faturanın oluşturulduğu veya son girişin yapıldığı takvim yılının sonuyla başlar. Bu nedenle, Mart 2026 tarihli bir yasa tasarısı aslında 2034'ün çok ötesine kadar geçerlidir.
Son teslim tarihinin bu kadar geç başlaması yanıltıcıdır: bugünkü hata ancak ayrıntıları kimsenin hatırlamayacağı bir yıl içinde fark edilecektir.
XML görevdir, PDF değil
Temel: Yapılandırılmış orijinalin korunması gerekir. XRechnung için XML, ZUGFeRD için yerleşik XML dahil PDF. Bundan oluşturulan bir PDF görüntüsü yeterli değil.
PDF'leri yalnızca birinci yılda kaydederseniz, yedinci yılda çözümü olmayan bir sorunla karşılaşırsınız. Orijinal daha sonra yeniden oluşturulamaz; başından beri saklanması gereken şey buydu.
Arşive ait diğer her şey
Saf orijinalin ötesinde temiz bir arşiv izlenebilirliği sağlar:
- Yapılandırılmış orijinal, değişmemiş.
- Okunabilir bir görünüm (ayrıca, yedek olarak değil).
- Alındı belgesi: ne zaman, hangi kanal aracılığıyla.
- Sürüm/test raporu.
- Bütünlük kanıtı (karma/zaman damgası).
"Daha sonra temizle" neden başarısız oluyor?
Arşivleme bir yıl sonu projesi değildir. Posta kutularından yalnızca makbuzları olaydan sonra toplayan kimse, artık değişmezliği ve eksiksizliği inandırıcı hale getiremez.
Tek güvenilir yöntem, orijinali alındığı anda değiştirilemez şekilde, tüm süre boyunca otomatik olarak, zaman damgasıyla birlikte kaydetmektir. Geriye kalan her şey umuttur, arşiv değil.