Hata 1: XML'i atın, PDF'i saklayın
Klasik. Bir XRechnung oluşturulur, PDF olarak kaydedilir, orijinal silinir. Düzenli gibi geliyor ama bu bir felaket.
Saklanması gereken orijinal XML dosyasıdır. PDF olası birçok görünümden biridir. Yalnızca görünümü saklayan kişi faturayı kaybetmiştir ve bunu ancak çok geç olduğunda fark eder.
Hata 2: Bir "arşiv" olarak koleksiyon posta kutusu
info@ veya muhasebe@ bir arşiv değildir. Değiştirilebilir, boşaltılabilir, aranabilir ve yanlışlıkla temizlenebilir. GoBD değişmezlik gerektirir; bir posta kutusu bunu karşılamaz.
Bir posta kutusu erişim olabilir. Depolama yeri olmayabilir.
Hata 3: Açık bir sorumluluğun olmaması
"Senin ilgileneceğini düşündüm." Fatura posta kutusuna üç kişinin erişimi varsa ve hiç kimse sorumlu değilse, düzenli olarak bir şeyler aksar.
Bir kişi kontrol eder ve onaylar, bir temsilci devreye girer. Bu kulağa sıradan gelebilir, ancak faturaların gözden kaçırılmasının veya iki kez gönderilmesinin en yaygın nedenidir.
Hata 4: Yayınlanmadan önce gerçek bir kontrol yapılmaması
Fatura, faturaya benzer ve gönderilir. Zorunlu bilgilerin eksiksiz olup olmadığını, tutarların toplanıp toplanmadığını ya da vergi oranının doğru olup olmadığını kimse kontrol etmiyor.
Gözden kaçan yanlış faturalar, reddedilen faturalardan daha pahalıdır. Çek, serbest bırakılmadan önceye aittir, sonrasındaki düzeltme döngüsüne değil.
Hata 5: PDF ile e-faturayı bir araya getirmek
PDF bir e-fatura değildir, XRechnung bir PDF değildir. Her ikisine de aynı şekilde davranırsanız, ya PDF'i çok karmaşık işliyorsunuz ya da XRechnung çok gevşek.
İki dünyayı temiz bir şekilde ayırmak (her zamanki gibi PDF, doğrulama ve orijinal arşiv ile yapılandırılmış e-fatura) savaşın yarısıdır.
Hata 6: Prosedürel dokümantasyon yok
Neredeyse hiç kimsede yok, hemen hemen her sınav görevlisi bunları istiyor. Prosedür belgeleri, fatura makbuzunuzun nasıl çalıştığını açıklar.
Bir roman olmasına gerek yok. Var olmalı, güncel olmalı ve gerçeğe uygun olmalıdır. Eksik veya yanlış belgeler, tüm muhasebe sisteminin doğruluğu konusunda şüphe uyandırır.
Hata 7: Arşivi yıl sonuna kadar düşünmeyin
Arşivleme yıllar arası bir temizleme projesi değildir. Orijinal belge alındığı anda değiştirilemeyecek şekilde saklanmalıdır; aylar sonra posta kutusundan alınmamalıdır.
Bunu baştan otomatikleştirirseniz, diğer altı hatayı aynı anda ortadan kaldırmış olursunuz. İyi haber: Özel bir giriş tam olarak bunun için yapılmıştır.