Şu sıralar binlerce işletmeye giden mektup
Şu günlerde binlerce Alman işletmesinin aldığı türden bir örnek yazı: tedarikçi, yıl içinde faturalamasını tamamen ZUGFeRD formatına taşıyacağını bildiriyor. Belirli bir tarihten sonra faturalar yalnızca elektronik gönderilecek; kâğıt ve düz PDF kalkıyor. Bir alım adresi ve formatı işleyebildiğinize dair teyit isteniyor.
Böyle bir yazı aldıysanız: yalnız değilsiniz ve tedarikçiniz keyfi davranmıyor. Wachstumschancengesetz ile Almanya'da yurt içi B2B işlemlerinde e-fatura zorunlu hale geldi. Bir önceki yıl cirosu 800.000 avronun üzerinde olan işletmeler 1 Ocak 2027'den itibaren elektronik fatura kesmek zorunda; diğerleri bir yıl sonra. Büyük tedarikçiler bu yüzden şimdiden geçiyor — son tarihi beklemeden, çünkü yıl ortasında faturalama değiştirmeyi kimse istemiyor.
Alıcı tarafında bu şu demek: sizin için geçerli olan tarih, tedarikçinizin verdiği tarihtir. 2027 değil.
Tedarikçi sizden somut olarak ne istiyor
Bu yazılar neredeyse her zaman aynı üç maddeyi içerir. İlk ikisi bilinir; üçüncüsü düzenli olarak gözden kaçar — ve sonradan aksayan da odur.
- Bir e-fatura adresi: bundan böyle tüm faturaların gideceği tek bir posta kutusu. Kişisel posta kutuları burada uygun değildir — izin, personel değişikliği, yönlendirmeler.
- ZUGFeRD'i işleyebilme: yalnızca PDF'i görüntülemek değil, PDF'in içine gömülü XML dosyasını okuyabilmek. Hukuken geçerli fatura tam olarak o XML'dir.
- Faturayı belgeleyen ekleri çıkarabilme: irsaliye, tartım fişi, hizmet ifa belgesi. Bunlar BG-24 segment grubunda taşınır ve belgenin parçasıdır.
Yaygın yanılgı: „Bir e-posta kutusu yeter“
Böyle bir yazıya ilk akla gelen yanıt şudur: fatura@ açalım, bitti. Bu yanlış da değil — yalnızca eksik. Posta kutusu faturayı teslim alır. Sonrası yoktur.
Salt bir posta kutusunun yapmadıkları:
- Format kontrolü yok: Faturanın EN 16931'i gerçekten karşılayıp karşılamadığı PDF'e bakarak anlaşılmaz. Biçimsel olarak hatalı bir fatura, KDV indirimini riske atar.
- GoBD arşivi yok: Saklanması gereken orijinaldir — XML dosyası, değiştirilmemiş halde ve sekiz yıl boyunca bulunabilir durumda. Bir e-posta klasörü denetime dayanıklı arşiv değildir.
- Ekler kaybolur: Yalnızca PDF'i saklayan, gömülü ekleri kaybeder. Denetimde faturanın arkasındaki kanıt eksik çıkar.
- Devir yok: Mali müşaviriniz veriyi yapılandırılmış biçimde ister; posta kutusundaki ek yığını olarak değil.
Ne zamana kadar neye ihtiyacınız var — takvim
Bu konudaki en önemli ayrım, almak ile göndermek arasındaki ayrımdır. Kamuoyu tartışmasında sürekli birbirine karışır ve buradan da 2027'ye ya da 2028'e kadar vakit olduğu izlenimi doğar.
O tarihler göndermek içindir. Almak için geçerli değildir: yurt içi B2B'de e-fatura alabilme yükümlülüğü 1 Ocak 2025'ten beri yürürlüktedir — geçiş süresi olmaksızın ve işletme büyüklüğünden bağımsız olarak.
| Ne | Kimi ilgilendiriyor | Ne zamandan itibaren |
|---|---|---|
| E-fatura alabilmek | yurt içi B2B'deki tüm işletmeler | 01.01.2025'ten beri |
| E-fatura göndermek | önceki yıl cirosu 800.000 € üzeri | 01.01.2027 |
| E-fatura göndermek | diğer tüm işletmeler | 01.01.2028 |
30 dakikada almaya hazır — dört adım
Tedarikçinize yanıt vermek bir BT projesi değildir. Dört adım yeter ve bunların üçü organizasyoneldir.
- Ayrılmış bir alım adresi belirleyin — bir çalışanın kişisel posta kutusu değil.
- Tedarikçiye yanıt verip adresi bildirin. Bunun için aşağıda bir şablon var.
- Bir test faturası isteyin ve gömülü XML'in gerçekten okunduğunu doğrulayın — yalnızca PDF'in görüntülendiğini değil.
- Orijinali arşivleyin: XML dosyası değiştirilmemiş halde, doğrulama kaydıyla birlikte ve tüm saklama süresi boyunca bulunabilir durumda.
Faturayı belgeleyen eklere ne oluyor
Tedarikçi yazısındaki üçüncü madde ayrı bir dikkat hak eder; hem ilk ikisinden teknik olarak zordur hem de başarısızlığı görünmez kalır.
EN 16931, BG-24 segment grubunda faturayı belgeleyen evrakın faturaya eklenmesini öngörür: mal teslimi için irsaliye, faturalanan miktar için tartım fişi, yapılan iş için hizmet ifa belgesi. Teknik olarak bu belgeler aynı PDF'in içinde ek gömülü dosyalar olarak durur.
Kritik nokta: Faturayı düzgün okuyup ekleri yok sayan bir yazılım hata vermez. Fatura kaydedilir, her şey doğru görünür — ve dayanak belge yine de eksiktir. Bu ancak vergi denetiminde ortaya çıkabilir ve o noktada sorun tedarikçinizin değil, sizindir. GoBD'ye göre faturayı belgeleyen evrak belgenin parçasıdır ve onunla birlikte saklanmalıdır.
Bu yüzden gerçek bir test faturasında eklerin geldiğini — ve faturayla birlikte arşivlendiğini — kontrol edin.
Şablon: tedarikçinize yanıt yazısı
Bununla geçiş sizin tarafınızdan tamamlanmış olur. Metni seçin veya kopyalayın, köşeli parantezleri doldurun, gönderin. Şablon Almancadır; tedarikçinizin muhasebe biriminin çalıştığı dil budur.
İki alan açıklama gerektiriyor. Leitweg-ID kamu kurumları bağlamından gelen bir tanımlayıcıdır — tamamen özel sektör B2B'sinde genellikle böyle bir numaranız olmaz, o zaman alanı çıkarın. Alıcı referansı (BT-10) olarak tedarikçiniz bunun yerine müşteri veya sipariş numaranızı taşıyabilir; bu, sonradan muhasebede eşleştirmeyi belirgin şekilde kolaylaştırır.
Betreff: Umstellung auf E-Rechnung — unsere Rechnungsadresse Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Information zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Wir sind empfangsbereit. Bitte senden Sie künftig alle Rechnungen ausschließlich an: [rechnungen@ihre-firma.de] Wir verarbeiten XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Rechnungsbegründende Anlagen in der Segmentgruppe BG-24 können wir entgegennehmen und archivieren. Für den Umstellungszeitpunkt bitten wir um eine Testrechnung an die oben genannte Adresse. Unsere Stammdaten für Ihre Rechnungslegung: Firma: [Firmenname] Anschrift: [Straße, PLZ Ort] USt-IdNr.: [DE………] Leitweg-ID / Käuferreferenz: [falls vorhanden] Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion]