Girdi kontrol edilebilir, kader değil
Birçok kişi fatura almayı aniden gerçekleşen bir şeymiş gibi ele alır. Açıkça söylerseniz, tedarikçilerin nereye ve nasıl göndereceğine büyük ölçüde siz karar verirsiniz.
Örnekleme süreci teknolojiyle değil, bir kararla başlar: bir adres, bir rota, açık bir mesaj.
1. Adım: bir adres belirleyin
Faturalar info@'ya, kişisel posta kutularına ve kağıt üzerinde geldiği sürece her süreç boşluklarla doludur. Tek, özel bir fatura adresi tanımlayın.
Bu adres artık tek resmi kanaldır. Gelecekte her şey oraya yönlendirilecek. Kulağa sıradan gelebilir ama bu, savaşın yarısıdır.
Adım 2: Tedarikçileri son tarihle bilgilendirin
Tedarikçilere gönderilen samimi ve net bir mesaj harikalar yaratıyor: "Lütfen [tarih] tarihinden itibaren faturalarınızı yalnızca [adres] adresine, tercihen XRechnung veya ZUGFeRD olarak gönderin." Son tarih, bir talebi değişikliğe dönüştürür.
Önceliklendirme önemlidir: En fazla hacmi oluşturan tedarikçilerle başlayın. Tedarikçilerin yüzde yirmisi genellikle faturaların yüzde seksenini oluşturuyor.
3. Adım: Eski kanalları kademeli olarak kapatın
Sert bir kesim genellikle başarısız olur. Daha iyisi: Yeni adres hemen etkinleştirilir, eski güzergahlar bir geçiş dönemi boyunca çalışır ve ardından sürekli olarak kapatılır.
Eski kanalda kalan herkese yeni adrese ilişkin dostça bir hatırlatma gönderilecektir. Geçiş döneminin ardından eski yol nihayet kapandı. Tutarlılık titizliği yener.
Beş satırda örnek süreç
Götürmek için:
- Özel bir fatura adresi tanımlayın.
- Tedarikçilere hacme göre öncelik verin (öncelikle büyük olanlar).
- Son tarih ve istenilen formatta yazılı bildirim gönderin.
- Yeni adres hemen devreye girer, eski kanallar sınırlı bir süreliğine yayına devam eder.
- Geçiş döneminden sonra eski kanalları sürekli olarak kapatın.