e-Rechnung Inbox
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Anleitung · Rechnungseingang

E-Rechnungen automatisch weiterleiten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Mit einer automatischen Weiterleitung aus Ihrem bestehenden Postfach kommen Rechnungs-E-Mails direkt in e-Rechnung Inbox an, ohne dass Ihre Lieferanten etwas ändern müssen. Wählen Sie Ihren Anbieter und folgen Sie den Schritten.

Aktualisiert:

Weiterleitungsadresse

Ihre Rechnungsadresse (nach der Registrierung)

Diese Adresse tragen Sie als Ziel der Weiterleitung ein. Sie erhalten sie nach der Registrierung. Kostenlos starten

Ihr E-Mail-Anbieter

Gmail

Wichtig: Eine allgemeine Weiterleitung schickt alle E-Mails dieses Postfachs an e-Rechnung Inbox. Nutzen Sie sie nur für ein Postfach, in dem ausschließlich Rechnungen ankommen; sonst leiten Sie mit einer Filterregel bzw. Regel nur Rechnungs-E-Mails weiter.

  1. Klicken Sie in Gmail auf das Zahnrad „Einstellungen“ und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“.
  2. Öffnen Sie den Tab „Weiterleitung & POP/IMAP“ und klicken Sie auf „Weiterleitungsadresse hinzufügen“.
  3. Geben Sie Ihre Rechnungsadresse ein und bestätigen Sie mit „Weiter“, „Fortfahren“ und „OK“.
  4. Google sendet eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link an Ihre Rechnungsadresse. Da sie keinen Rechnungsanhang hat, leitet e-Rechnung Inbox sie als Text an die Nutzer Ihres Kontos und an die in den Einstellungen hinterlegte „E-Mail für Rechnungen an Sie“ weiter. Öffnen Sie dort den Bestätigungslink.
  5. Laden Sie Gmail neu und wählen Sie im Tab „Weiterleitung & POP/IMAP“ die Option „Eingehende E-Mails weiterleiten an“ mit Ihrer Rechnungsadresse – empfohlen zusammen mit „Gmail-Kopie im Posteingang behalten“.
  6. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Alternative: nur Rechnungs-E-Mails weiterleiten (empfohlen)

  1. Sobald die Adresse bestätigt ist, lassen Sie die allgemeine Weiterleitung aus (oder schalten Sie sie wieder aus).
  2. Öffnen Sie im Gmail-Suchfeld „Suchoptionen anzeigen“ und suchen Sie mit dieser Suchanfrage:has:attachment {filename:xml filename:pdf} {Rechnung Invoice}
  3. Klicken Sie auf „Filter erstellen“, aktivieren Sie „Weiterleiten“, wählen Sie Ihre Rechnungsadresse und bestätigen Sie mit „Filter erstellen“.
Gmail-Suchoperatoren erklärt

Stand: Oktober 2026Offizielle Anleitung

Menüpunkte stehen in Anführungszeichen; je nach Version können sie leicht abweichen.

Weiterleiten nicht möglich oder nicht erlaubt? Bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen direkt an Ihre Rechnungsadresse zu senden. So stellen Sie Lieferanten um

Fehlerhilfe

Die weitergeleitete E-Mail erscheint nicht als Rechnung.
Die E-Mail muss die Rechnung als Anhang enthalten – als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF, zum Beispiel ZUGFeRD. Ein Download-Link allein genügt nicht. E-Mails mit insgesamt mehr als etwa 4 MB (alle Anhänge eingerechnet) können wir derzeit nicht empfangen; bitten Sie Ihren Lieferanten dann um eine kleinere Datei oder um die XRechnung als XML.
Was passiert mit E-Mails, die keine Rechnung sind?
e-Rechnung Inbox verarbeitet jede E-Mail, die an Ihre Rechnungsadresse geht. Aus PDF- und XML-Anhängen entstehen Rechnungsentwürfe – auch wenn es Angebote oder Verträge sind. Andere Dateien, etwa Word- oder Excel-Dokumente, erscheinen als Eintrag zur manuellen Prüfung. E-Mails ohne Anhang werden als Text an die Nutzer Ihres Kontos und an die in den Einstellungen hinterlegte „E-Mail für Rechnungen an Sie“ weitergeleitet (höchstens 10 pro Tag). Leiten Sie deshalb nur Rechnungs-E-Mails weiter.
Mehrere Rechnungen in einer E-Mail?
Am einfachsten ist eine Rechnung pro E-Mail: Leiten Sie die Original-E-Mail des Lieferanten weiter, statt mehrere Rechnungen in einer Nachricht zu sammeln.
Die Bestätigungs-E-Mail des Anbieters (z. B. von Google) kommt nicht an.
Bestätigungs-E-Mails haben keinen Rechnungsanhang. e-Rechnung Inbox legt daraus keine Rechnung an, sondern leitet sie samt Links als Text an die Nutzer Ihres Kontos und an die in den Einstellungen hinterlegte „E-Mail für Rechnungen an Sie“ weiter. Prüfen Sie dort auch den Spam- bzw. Junk-Ordner. Pro Tag werden höchstens 10 solcher E-Mails weitergeleitet, und Ihre Rechnungsadresse muss bereits aktiv sein.
Weitergeleitete Rechnungen fehlen.
Prüfen Sie im ursprünglichen Postfach den Spam- bzw. Junk-Ordner und ob Ihr Filter oder Ihre Regel die E-Mail erfasst.
Microsoft 365 meldet „5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding“.
Ihre Organisation erlaubt keine automatische Weiterleitung an externe Adressen; bei neuen Microsoft-365-Organisationen ist das seit 2021 der Standard. Ihre IT-Administration kann die Weiterleitung in der Richtlinie für ausgehenden Spam im Microsoft Defender erlauben – am besten in einer eigenen Richtlinie nur für das Rechnungspostfach. Den passenden Hinweis finden Sie oben unter „Microsoft 365“.

Ihre eigene Rechnungsadresse

Nach der Registrierung erhalten Sie Ihre persönliche Rechnungsadresse. Weitergeleitete Rechnungen werden dort geprüft, lesbar angezeigt und mit dem Original archiviert.

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