Was ist ein Kleinunternehmer?
Nach § 19 UStG ist Kleinunternehmer, wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 22.000 Euro hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreitet. Ab dem 1. Januar 2025 wurden die Grenzen auf 25.000 Euro (Vorjahr) beziehungsweise 100.000 Euro (laufendes Jahr) angehoben. Die Umsatzsteuer wird dann nicht erhoben; im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug.
Kleinunternehmer sind trotzdem Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie stellen Rechnungen nach § 14 UStG aus, allerdings ohne Umsatzsteuer und mit entsprechendem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Ja — aber differenziert. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt ausnahmslos, auch für Kleinunternehmer. Wer im B2B-Verkehr Leistungen bezieht, muss elektronische Rechnungen entgegennehmen können. Ausgenommen sind nur Rechnungen an Endverbraucher und bestimmte Kleinbetragsrechnungen.
Für den Versand greifen die allgemeinen Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen auch Kleinunternehmer Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 bzw. 2028 gilt dann die Versandpflicht — mit einigen Erleichterungen, die im Detail über § 34a UStDV und begleitende BMF-Schreiben geregelt sind.
Empfangspflicht ab 1. Januar 2025
Wenn Sie als Kleinunternehmer eine Leistung von einem anderen Unternehmer beziehen — etwa einen Materialeinkauf, eine Dienstleistung oder eine laufende Lizenz — kann dieser Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD schicken. Sie dürfen den Empfang nicht mit dem Hinweis auf Ihre Kleinunternehmer-Eigenschaft ablehnen.
Praktisch heißt das: Sie benötigen eine E-Mail-Adresse, die XML-Anhänge nicht blockiert, und einen Prozess, um die Rechnung zu prüfen und aufzubewahren. Wegen fehlendem Vorsteuerabzug entfällt für Sie zwar die Belegrelevanz für die Umsatzsteuer — für die Einkommensteuer, die Betriebsausgaben-Dokumentation und die GoBD-Archivierung bleibt der Beleg aber vollumfänglich relevant.
Versandpflicht: Übergangsfristen und Sonderregeln
Für den Versand profitiert der Kleinunternehmer zunächst von den allgemeinen Übergangsfristen. Bis 31. Dezember 2026 dürfen Sie weiter mit Papier oder PDF fakturieren, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro — das betrifft Kleinunternehmer per Definition nicht.
Ab dem 1. Januar 2028 greift die Versandpflicht grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. BMF und Gesetzgeber haben angekündigt, für Kleinstunternehmer und Kleinbetragsrechnungen pragmatische Ausnahmen zu schaffen; die genaue Ausgestaltung steht zu Redaktionsschluss noch aus. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto bleiben nach aktuellem Stand in jedem Fall vom elektronischen Format ausgenommen.
Was Kleinunternehmer jetzt tun sollten
Legen Sie zuerst den Fokus auf den Empfang: Eine geschäftliche E-Mail-Adresse, ein klarer Ablageort und ein GoBD-konformes Archiv reichen aus. Technisch müssen Sie keine große Software einführen — eine Inbox-Lösung oder ein dediziertes Postfach genügt für den Anfang.
Für den Versand gilt: Sie können in Ruhe abwarten, wie 2028 konkret umgesetzt wird. Bereiten Sie sich vor, indem Sie prüfen, ob Ihre Rechnungsvorlage später problemlos auf XRechnung oder ZUGFeRD umgestellt werden kann. Viele Online-Rechnungsdienste bieten elektronische Formate schon heute an — ein früher Wechsel ist unkritisch, aber nicht zwingend.
- Geschäftliche E-Mail-Adresse mit XML-Anhangs-Unterstützung
- Dedizierter Ablageort für eingehende Rechnungen
- GoBD-konforme Archivierung (10 Jahre, unveränderbar)
- Prüfung der eigenen Rechnungssoftware auf XRechnung-Support
Archivierungspflichten für Kleinunternehmer
Die Archivierungspflicht aus § 147 AO gilt unverändert: Zehn Jahre, unveränderbar, vollständig, maschinell lesbar. Für Kleinunternehmer bedeutet das insbesondere, dass eine XRechnung als XML-Datei abgelegt werden muss — nicht als konvertierte PDF oder als ausgedruckter Beleg.
Ein einfacher Ordner auf dem Laptop genügt den GoBD nicht, weil dort Dateien unkontrolliert verändert werden können. Eine dedizierte Archiv-Lösung oder eine Inbox mit revisionssicherem Archiv ist die pragmatische Antwort. Die Kosten sind in der Regel niedrig, die Prüfungssicherheit bei einer Betriebsprüfung aber erheblich höher.