Die gute Nachricht zuerst
Das Jahressteuergesetz 2024 hat Kleinunternehmer von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen Ihren Kunden weiterhin eine klassische Rechnung schreiben — als PDF oder auf Papier. Niemand zwingt Sie, XRechnung oder ZUGFeRD zu erzeugen.
Das nimmt enorm Druck raus. Der ganze komplizierte Teil — Format wählen, Software anschaffen, Profile verstehen — fällt für den Versand weg. Erst einmal.
Die Pflicht, die trotzdem für Sie gilt
Jetzt der Teil, den viele überhören: Die Befreiung gilt nur fürs Senden. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer. Vollständig, ab dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.
Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, ist das sein gutes Recht. Er braucht Ihre Zustimmung nicht. Und Sie müssen die Datei annehmen, lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren können. „Ich bin doch nur Kleinunternehmer“ ist hier kein Argument, das das Finanzamt gelten lässt.
Was „empfangen können“ praktisch bedeutet
Es heißt nicht, dass Sie ein teures System brauchen. Es heißt: Es muss einen Weg geben, über den eine E-Rechnung bei Ihnen ankommt, gelesen und archiviert wird.
Ein E-Mail-Postfach reicht rechtlich als Zugang. Das eigentliche Problem ist die Verarbeitung danach: Eine XRechnung ist eine .xml-Datei, die in keinem normalen Programm wie eine Rechnung aussieht. Sie müssen sie sichtbar machen — und das strukturierte Original, nicht nur einen Ausdruck, acht Jahre lang aufbewahren.
Der typische Fehler im Kleinbetrieb
Er sieht fast immer gleich aus. Die XRechnung kommt per Mail, niemand kann sie öffnen, also wird sie ignoriert oder als „kaputte Datei“ gelöscht. Drei Monate später fragt der Lieferant nach der Zahlung. Sechs Jahre später fragt der Prüfer nach dem Beleg.
Beides ist vermeidbar. Sie müssen die Datei nicht selbst entziffern — Sie brauchen nur einen festen Ort, an dem jede eingehende E-Rechnung automatisch lesbar gemacht und sicher abgelegt wird.
Was sich 2026 und danach ändert
Die Befreiung vom Versand ist kein Naturgesetz. Sie gilt nach derzeitigem Stand für Kleinunternehmer weiter, während größere Unternehmen ab 2027 und alle übrigen ab 2028 senden müssen. Beobachten sollten Sie das trotzdem.
Unabhängig davon bleibt der Empfang ab sofort Pflicht. Wer ihn jetzt sauber aufsetzt, muss sich um spätere Verschärfungen kaum noch sorgen — der schwierige Teil ist dann längst erledigt.
Ihr 20-Minuten-Plan
Mehr braucht es ehrlich nicht, um aus dem Risiko zu kommen:
- Eine feste Adresse oder einen festen Ort für eingehende Rechnungen bestimmen.
- Sicherstellen, dass eingehende .xml-Rechnungen lesbar dargestellt werden können.
- Das XML-Original aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck oder ein PDF.
- Lieferanten, die schon E-Rechnungen schicken, diese eine Adresse mitteilen.
- Für den Versand vorerst nichts tun — Sie dürfen klassisch fakturieren.