Warum lässt sich eine XRechnung nicht einfach öffnen?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Das Dateiformat ist bewusst strukturiert und maschinenlesbar, nicht auf visuelle Darstellung ausgelegt. Wenn Sie die Datei in einem normalen Text-Editor, in Word oder in Notepad öffnen, sehen Sie rohen XML-Code mit vielen Tags wie cbc:ID, cac:AccountingSupplierParty und langen Datumsangaben.
Das ist kein Fehler. Das ist das Format, so wie ein ZIP-Archiv ohne Entpacker kryptisch aussieht. Um die Rechnung lesbar darzustellen, benötigen Sie einen Viewer, der die XML-Struktur in eine klassische Rechnungsansicht übersetzt.
Was sehen Sie im Text-Editor?
Wenn Sie trotzdem einen Blick in die XML werfen, werden Sie wiederkehrende Felder erkennen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitstermin, Absender- und Empfängeradresse, Steuerbeträge pro USt-Satz, einzelne Positionen und die Gesamtsumme. Die Angaben sind in zwei Standards organisiert — entweder in UBL (Universal Business Language) oder in UN/CEFACT CII.
Beide Varianten sind in der XRechnung zulässig. Ihr Buchhaltungssystem muss beide verarbeiten können. Wichtig ist: Das XML ist vollständig und enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG — die Tags machen daraus nur eine digitale Struktur, die Zahlen und Beträge bleiben identisch.
XRechnung mit einem Viewer anzeigen
Der einfachste Weg ist der offizielle XRechnung-Viewer der KoSIT, kostenlos und in Browser-Versionen verfügbar. Sie laden die XML-Datei hoch und erhalten eine gerenderte Ansicht, die dem gewohnten Rechnungsbild entspricht.
Alternativen sind: Buchhaltungssoftware mit integriertem Viewer (DATEV, sevDesk, lexoffice), Online-Viewer verschiedener Anbieter oder — für die Archivierung und tägliche Nutzung — eine Inbox-Lösung, die die Ansicht gleich mit der Ablage verbindet.
- Bundes-XRechnung-Viewer der KoSIT (kostenlos, Browser)
- Integrierte Viewer in DATEV, lexoffice, sevDesk
- Online-Viewer (z. B. xrechnung.org)
- Inbox-Lösungen mit Ansicht und Archivierung in einem Tool
XRechnung in PDF umwandeln
Viele Viewer erlauben den Export der gerenderten Ansicht als PDF. Das ist für den internen Versand oder die Ablage in einem DMS nützlich, rechtlich aber nicht ausreichend. Die konvertierte PDF ist eine Sekundärdarstellung; das Original bleibt die XML-Datei.
Für den Rechnungsempfänger bedeutet das: Sie dürfen gerne ein PDF für die Sachprüfung ausdrucken oder per E-Mail weiterleiten. Für die Archivierung muss aber die ursprüngliche XML-Datei unverändert erhalten bleiben.
Pflicht: Archivieren Sie das XML, nicht das PDF
Die GoBD sind hier eindeutig: Der Originalbeleg ist die Datei in der Form, in der sie empfangen wurde. Bei einer XRechnung ist das die XML. Ein aus der XML generiertes PDF oder ein Ausdruck ersetzen das Original nicht.
Das gilt auch bei ZUGFeRD: Hier liegt das XML im PDF eingebettet. Die GoBD verlangt, dass die komplette ZUGFeRD-Datei inklusive eingebetteter XML archiviert wird — nicht nur die sichtbare PDF-Seite.
Worauf Sie beim Öffnen achten sollten
Achten Sie auf drei Punkte: die Datei-Integrität (wurde die XML beim Download beschädigt?), das Encoding (UTF-8 ist Pflicht, andere Kodierungen sind nicht normkonform) und den Namensraum (UBL oder CII). Das Root-Element der XML verrät das Format: Invoice im UBL-Namensraum, CrossIndustryInvoice im CII-Namensraum.
Fällt Ihnen beim Öffnen auf, dass das XML Sonderzeichen verstümmelt darstellt oder nicht validiert, wenden Sie sich an den Absender. Die XRechnung muss nach EN 16931 gültig sein — wenn nicht, hat sie formal keinen Rechnungscharakter und der Vorsteuerabzug ist gefährdet.