DATEV und E-Rechnungen: der Stand 2025
DATEV hat seit 2024 die wichtigsten Bausteine für den E-Rechnungs-Workflow im Bestand: DATEV Unternehmen online (DUO) für den Mandanten, DATEV Rechnungswesen pro und compact in der Kanzlei, Belegtransfer als digitales Übermittlungsformat und der klassische DATEV-CSV-Buchungsstapel für den Import aus Drittsystemen.
Für die B2B-Pflicht bedeutet das: XRechnung und ZUGFeRD können in DATEV verarbeitet werden. Welche Pfade genau offen sind, hängt von Ihrem Vertrag, der genutzten DATEV-Anwendung und der Rollenverteilung zwischen Mandant und Kanzlei ab.
Importwege im Überblick
Es gibt vier praktische Pfade. Erstens: Der Mandant lädt die E-Rechnung in DUO hoch, die Kanzlei greift über Belegtransfer darauf zu. Zweitens: Die Rechnung wird direkt an eine DUO-Postfach-Adresse gesendet und dort eingelesen. Drittens: Ein vorgelagertes Tool (Pre-Accounting, E-Rechnung-Inbox) validiert die E-Rechnung, extrahiert die Buchungsdaten und spielt sie als DATEV-CSV-Stapel in die Kanzlei-Software ein. Viertens: Die Kanzlei importiert den CSV-Buchungsstapel manuell über Rechnungswesen pro.
- DATEV Unternehmen online (DUO) + Belegtransfer
- DUO-Postfach (Rechnungen per E-Mail direkt nach DUO)
- Pre-Accounting mit Buchungsstapel-Export (CSV)
- Manueller Import in Rechnungswesen pro
DATEV Unternehmen online: E-Rechnung hochladen
In DUO laden Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei über „Rechnungseingang“ oder direkt in die Belegverwaltung hoch. DUO erkennt das Format automatisch, liest Rechnungsnummer, Datum, Betrag und USt-Sätze aus und legt den Beleg im Kontext an.
Für die Kanzlei ist der Beleg damit sofort über Belegtransfer zugänglich. Der Buchungsvorschlag wird auf Basis der XML-Daten generiert. Eine vollständige Automatisierung setzt voraus, dass Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und USt-Schlüssel korrekt gemappt sind.
DATEV Buchungsstapel (CSV) Import
Wird die Rechnung außerhalb von DUO erfasst — etwa durch eine dedizierte Inbox-Software —, entsteht typischerweise ein DATEV-konformer Buchungsstapel im CSV-Format. Dieser Stapel enthält eine Zeile pro Buchungssatz mit Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Betrag und USt-Schlüssel.
Der Stapel wird in DATEV Rechnungswesen pro über „Buchungsstapel importieren“ eingelesen. DATEV validiert Kontostruktur und Buchungslogik; Fehler werden vor dem Import markiert. Der Import ersetzt nicht das Archiv — das Original-XML bzw. das ZUGFeRD-PDF muss zusätzlich abgelegt werden, damit die Belegprüfung bei einer Betriebsprüfung möglich ist.
Automatisierter Import per Drittsoftware
Eine vorgelagerte Lösung (E-Rechnung-Inbox, Pre-Accounting, spezialisierte Workflows) nimmt die XRechnung oder ZUGFeRD entgegen, validiert sie gegen EN 16931, ordnet Konten und USt-Schlüssel zu und exportiert den Buchungsstapel für DATEV. Der Beleglink sorgt dafür, dass in DATEV jeder Buchungssatz auf das ursprüngliche XML verweist.
So bleibt der Kanzlei-Workflow in DATEV; die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt aber außerhalb, meist beim Mandanten. Das entlastet die Kanzlei, weil der Großteil der Vorerfassung schon automatisch läuft.
Häufige Fehlerquellen
Drei Fehlerklassen tauchen regelmäßig auf. Erstens: falsche USt-Zuordnung, wenn der USt-Schlüssel der Inbox nicht mit dem DATEV-Schlüssel übereinstimmt — das passiert häufig bei EU-Ausland oder Reverse-Charge-Fällen. Zweitens: fehlender Beleglink, wenn der Buchungsstapel ohne Referenz auf das Original eingespielt wird; in der Betriebsprüfung ist der Beleg dann nicht mehr zuzuordnen. Drittens: doppelte Importe, wenn eine Rechnung sowohl in DUO hochgeladen als auch im Buchungsstapel verbucht wird.
Eine saubere Prozessdefinition, wer welche Rechnung wo einpflegt, verhindert die meisten Probleme. Zusätzlich lohnt sich ein regelmäßiger Abgleich zwischen Inbox-Archiv und DATEV-Buchhaltung — mindestens monatlich.