Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine klassische PDF mit einer strukturierten XML-Datei nach EN 16931 kombiniert. Das PDF zeigt die Rechnung wie gewohnt — das eingebettete XML macht sie maschinenlesbar.
Ab ZUGFeRD 2.0 entspricht das Format der europäischen Norm EN 16931 und ist damit für die B2B-Pflicht ab 2025 geeignet. Aktuell verbreitet ist Version 2.3 (Stand 2024). In Frankreich trägt dasselbe Format den Namen Factur-X.
Wo ist die XML-Datei in ZUGFeRD?
Die XML liegt als Anhang im PDF. Das PDF selbst ist ein sogenanntes PDF/A-3, das die Einbettung von Daten ermöglicht. Der Dateiname des XML-Anhangs ist normiert: In ZUGFeRD ab Version 2 heißt er factur-x.xml, in älteren Versionen ZUGFeRD-invoice.xml.
Öffnen Sie die ZUGFeRD-Datei in Adobe Acrobat Reader oder einem anderen PDF-Viewer mit Anhangsunterstützung, finden Sie den Anhang in der Seitenleiste unter „Anhänge“ oder „Dateianhänge“. Ohne diesen Anhang wäre es keine ZUGFeRD-Rechnung, sondern nur eine normale PDF — und damit nicht für die B2B-Pflicht geeignet.
ZUGFeRD in Adobe Reader öffnen
Im Adobe Acrobat Reader öffnen Sie das Anhänge-Panel über das Büroklammer-Symbol in der linken Seitenleiste. Dort erscheint die factur-x.xml. Per Rechtsklick können Sie die Datei speichern, anzeigen oder weitergeben. Das reine Öffnen des PDFs reicht aus, um die Rechnung visuell zu prüfen — für die maschinelle Verarbeitung benötigen Sie das XML.
Andere PDF-Programme wie Foxit, PDF-XChange oder die macOS-Vorschau zeigen Anhänge ähnlich an. Mobil ist der Zugriff je nach App eingeschränkt.
ZUGFeRD-XML anzeigen und validieren
Ist die XML extrahiert, gelten die gleichen Regeln wie bei einer reinen XRechnung: Öffnen in einem Viewer, Validierung gegen EN 16931, Prüfung der Pflichtangaben. Der Bundes-XRechnung-Viewer akzeptiert auch ZUGFeRD-XMLs, weil beide Formate auf derselben Norm aufbauen.
Für den produktiven Einsatz lohnt sich eine Lösung, die das gesamte ZUGFeRD-Dokument annimmt, das eingebettete XML automatisch extrahiert, validiert und zusammen mit dem PDF archiviert. So entfällt die manuelle Extraktion und die Archivierung bleibt GoBD-konform.
- Extraktion des XML aus dem PDF (factur-x.xml)
- Validierung gegen EN 16931 und das XRechnung-Schematron
- Gemeinsame Archivierung von PDF und XML
- Datenübergabe an Buchhaltung oder DATEV
Pflicht: Welches Format archivieren?
Bei ZUGFeRD ist die Frage „PDF oder XML?“ keine Entweder-oder-Frage. Sie müssen die vollständige ZUGFeRD-Datei archivieren — das PDF mit eingebettetem XML, so wie sie angeliefert wurde. Entfernen Sie das XML aus dem PDF, verliert die Datei ihren Rechnungscharakter nach EN 16931 und erfüllt die Archivierungsanforderungen nicht mehr.
Praktisch heißt das: Speichern Sie das ZUGFeRD-PDF unverändert, benennen Sie es nicht um (oder tun Sie es nur mit einer Kopie), und stellen Sie sicher, dass Ihr Archiv PDF/A-3 unterstützt. Einfache Text-Ablagen, die PDF-Anhänge entfernen oder Dateien komprimieren, genügen nicht.
ZUGFeRD-Profile verstehen
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Für die B2B-Pflicht ab 2025 sind die Profile EN 16931 und EXTENDED vollständig zulässig. Das ältere BASIC-Profil enthält nicht alle Pflichtfelder nach EN 16931 und sollte nicht mehr verwendet werden. Ein Sonderprofil MINIMUM existiert für Kleinbetragsrechnungen.
Prüfen Sie bei eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen das Profil im XML-Header. Stimmt es nicht mit EN 16931 überein, ist die Rechnung formal nicht B2B-pflichtkonform — fordern Sie in diesem Fall eine konforme Version beim Absender an.