ZUGFeRD ist ein PDF mit doppeltem Boden
Öffnen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung, sehen Sie eine gewohnte, gestaltete Rechnung. Logo, Tabelle, Summe — lesbar wie immer. Deshalb halten viele ZUGFeRD für „nur ein PDF“.
Ist es nicht. Es ist ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Die sichtbare Seite ist für den Menschen, das eingebettete XML für die Maschine. Beide enthalten dieselbe Rechnung — nur in zwei Sprachen.
So finden Sie das eingebettete XML
Im Adobe Acrobat Reader gibt es eine Anhangs- oder Büroklammer-Leiste. Dort taucht die eingebettete Datei auf — meist factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml.
Sehen Sie dort eine XML, ist es eine echte ZUGFeRD-Rechnung. Sehen Sie nichts, ist es vermutlich ein ganz normales PDF ohne strukturierte Daten — also keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Dieser Blick in die Anhangsleiste ist der schnellste Echtheitstest.
Warum die sichtbare Seite nicht genügt
Es liegt nahe, einfach die PDF-Seite zu lesen und den Rest zu ignorieren. Für das Verständnis reicht das. Für Verarbeitung und Aufbewahrung nicht.
Die strukturierten Daten stecken im XML, nicht im sichtbaren Layout. Verbucht, geprüft und automatisch ausgewertet wird das XML. Wer nur die Seite betrachtet, nutzt von ZUGFeRD genau die Hälfte — und verliert die Hälfte, die zählt.
Profile: nicht jedes ZUGFeRD ist gleich viel wert
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Erst ab dem Profil EN 16931 (früher „Comfort“) enthält die Datei alle Pflichtdaten und gilt als vollwertige E-Rechnung. Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC WL transportieren zu wenig, um eine vollständige Rechnung zu sein.
Praktisch heißt das: Auf das Vorhandensein eines XML allein dürfen Sie sich nicht verlassen. Es kommt auch darauf an, welches Profil darin steckt.
Was Sie aufbewahren müssen
Bei ZUGFeRD ist die Antwort einfach und wichtig zugleich: Sie bewahren die Datei als Ganzes auf — das PDF inklusive des eingebetteten XML.
Wer das PDF „flachdruckt“, neu speichert oder das XML beim Konvertieren verliert, hat den strukturierten Beleg zerstört. Das Originaldokument bleibt unverändert, so wie es angekommen ist, über die gesamte Aufbewahrungsfrist.