Die Reform in einem Satz
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG neu gefasst: Im inländischen B2B ist die strukturierte E-Rechnung der Standard, das reine PDF und Papier laufen aus. Das Bundesfinanzministerium hat die Details im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 konkretisiert.
So weit die Theorie. Die Verwirrung entsteht erst bei „ab wann für wen“.
Der eine Irrtum, der alles durcheinanderbringt
Der häufigste Fehler: Empfang und Versand in einen Topf werfen. Sie sind getrennt geregelt.
Empfangen müssen alle — seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Versenden müssen die Unternehmen gestuft, mit mehrjährigem Vorlauf. Wer „2027“ oder „2028“ hört und glaubt, bis dahin gehe ihn nichts an, irrt beim Empfang.
Empfang: seit 2025, ausnahmslos
Jedes inländische Unternehmen — vom Kleinunternehmer bis zum Konzern — muss seit Anfang 2025 E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Eine Zustimmung ist nicht erforderlich; der Absender entscheidet über das Format.
Das ist der akute, oft unterschätzte Teil der Pflicht. Hier gibt es keine Schonfrist, auf die man sich berufen könnte.
Versand: der gestufte Fahrplan
Beim Versand greift die Toleranz: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier und PDF verschickt werden. Ab 2027 entfällt das für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen im inländischen B2B.
Kleinunternehmer sind nach aktuellem Stand vom Ausstellen befreit — empfangen müssen aber auch sie.
Was Sie 2025/2026 wirklich tun müssen
Nach Dringlichkeit sortiert:
- Sofort: E-Rechnungen sicher empfangen können (feste Adresse, Prüfung, Originalarchiv).
- Sofort: das XML-Original revisionssicher aufbewahren, nicht nur ein PDF.
- 2026: prüfen, ob und ab wann Sie selbst senden müssen (Umsatzschwelle).
- 2026/2027: Faktura-System für normkonformen Versand vorbereiten.
- Durchgehend: Empfang und Versand gedanklich getrennt halten.