Was ändert das Wachstumschancengesetz?
Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat § 14 Umsatzsteuergesetz grundlegend reformiert. Der Begriff der elektronischen Rechnung wird eng gefasst: Nur noch strukturierte, maschinenlesbare Formate nach EN 16931 — also XRechnung oder ZUGFeRD EN 16931 — gelten als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. PDF-Dateien, eingescannte Papierbelege oder einfache E-Mail-Anhänge sind ab 2025 keine elektronischen Rechnungen mehr.
Die Neuregelung unterscheidet klar zwischen B2B (Unternehmen an Unternehmen), B2G (Unternehmen an Behörde, bereits seit 2020 Pflicht) und B2C (Unternehmen an Verbraucher, weiterhin frei). Für die B2B-Pflicht gibt es einen festen Zeitplan.
Ab wann gilt die Pflicht? Zeitplan 2025 bis 2028
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Alle deutschen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können — ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist.
Die Versandpflicht tritt gestaffelt in Kraft. Für die Geschäftsjahre 2025 und 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronisch fakturieren. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
- 1.1.2025 — Empfangspflicht für alle Unternehmen
- 1.1.2025 bis 31.12.2026 — PDF-Versand mit Zustimmung weiterhin zulässig
- 1.1.2027 — Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz
- 1.1.2028 — Versandpflicht für alle verbleibenden Unternehmen
Wer ist betroffen?
Betroffen sind alle inländischen Unternehmen mit inländischen B2B-Geschäften. Das umfasst GmbH, AG, OHG, KG, GbR, Einzelunternehmer und Freiberufler gleichermaßen. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG fallen unter die Empfangspflicht; für den Versand gelten die allgemeinen Übergangsfristen.
Nicht betroffen sind reine B2C-Geschäfte, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) sowie Rechnungen an Empfänger im Ausland. In diesen Fällen darf weiterhin das Papier- oder PDF-Format verwendet werden.
Was ändert sich für den Empfang?
Für den Empfang gilt seit 2025: Sie müssen technisch in der Lage sein, XRechnung oder ZUGFeRD entgegenzunehmen. Eine explizite Zustimmung ist nicht mehr nötig; die Annahme darf nicht verweigert werden. Der Empfänger trägt die Verantwortung für eine geeignete Infrastruktur.
Konkret heißt das: ein geschäftliches E-Mail-Postfach, das XML-Anhänge akzeptiert, ein Prozess zur Weitergabe an die Buchhaltung, ein Archiv, das GoBD-konform aufbewahrt. Eine reine Papier-Buchhaltung reicht nicht mehr aus.
Was ändert sich für den Versand?
Versender profitieren in den ersten beiden Jahren von einer Übergangsfrist. Bis Ende 2026 dürfen Sie weiterhin PDFs und Papier versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 endet diese Option für Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz. Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle.
Ausnahmen bleiben bestehen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher oder ausländische Empfänger dürfen weiterhin im alten Format versendet werden. Für alles andere muss ab 2028 eine elektronische Rechnung erstellt werden.
Was Sie jetzt tun müssen
Priorität 1 ist der Empfang. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen bereits eine zentrale Rechnungseingangs-Adresse hat. Stellen Sie sicher, dass XML-Anhänge nicht im Spam-Filter hängen bleiben. Klären Sie intern, wer für die Prüfung und Weitergabe zuständig ist.
Priorität 2 ist das Archiv. Die eingehende XML muss zehn Jahre lang unverändert abrufbar sein. Ein einfacher Dateiordner genügt den GoBD nicht. Eine dedizierte Archivlösung oder eine GoBD-konforme Inbox ist eine unkomplizierte Antwort.
Priorität 3 ist der Versand. Prüfen Sie anhand Ihres Vorjahresumsatzes, ab wann Sie elektronisch fakturieren müssen. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme unterstützen XRechnung oder ZUGFeRD bereits — ein Wechsel zum Jahresende 2026 oder 2027 sollte rechtzeitig geplant werden.