Empfangen ist Pflicht, nicht Kür
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im inländischen B2B XRechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Diese Pflicht aus dem neu gefassten § 14 UStG kennt keine Übergangsfrist und kein Zustimmungserfordernis.
Der Lieferant entscheidet, ob er eine XRechnung schickt. Sie müssen damit umgehen können — das ist der Kern, alles Weitere ist Ausführung.
Was eine XRechnung ausmacht
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, technisch in den Syntaxen UBL oder CII. Kein Layout, kein Bild — strukturierte Daten.
Deshalb sieht ein Doppelklick nach kryptischem Code aus. Das ist kein Fehler, sondern das Wesen des Formats: maschinenlesbar zuerst, menschenlesbar erst nach Aufbereitung.
Welcher Empfangsweg genügt
Rechtlich reicht ein E-Mail-Postfach als Zugang. Es braucht keinen Peppol-Anschluss und kein Portal, nur weil das Gesetz es verlangt — tut es nicht.
Die eigentliche Frage ist nicht der Kanal, sondern was danach passiert: Wird die Datei lesbar gemacht, geprüft, freigegeben und das Original revisionssicher archiviert? Der Zugang ist der einfache Teil, der Prozess der wichtige.
Vom Eingang zum sauberen Beleg
Eine empfangene XRechnung durchläuft idealerweise dieselben Stationen, jedes Mal: Annahme über eine feste Adresse, automatische Formaterkennung, Validierung gegen die Norm, lesbare Darstellung, Freigabe mit Zuständigkeit, revisionssichere Archivierung des XML-Originals, sauberer Export.
Genau diese Wiederholbarkeit unterscheidet einen Prozess von einem Posteingang, in dem Dateien verschwinden.
Die häufigsten Stolpersteine
Worauf Sie achten sollten:
- XML nicht im Sammelpostfach versanden lassen.
- Nicht nur ein PDF speichern — das XML ist das Original.
- Vor der Freigabe prüfen, nicht erst beim Jahresabschluss.
- Eine zuständige Person plus Vertretung benennen.
- Den Übergabeweg an Buchhaltung/Kanzlei einmal sauber definieren.