Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für die deutsche Verwaltung entwickelt. Seit der B2B-Reform durch das Wachstumschancengesetz ist sie auch im privaten Geschäftsverkehr das maßgebliche Format.
Wichtig: Eine XRechnung ist keine PDF. Sie besteht ausschließlich aus maschinenlesbaren XML-Daten. Die Rechnung wird nicht gedruckt, sondern direkt zwischen den Systemen von Lieferant und Empfänger übertragen. Das macht sie eindeutig auswertbar, spart Erfassungsaufwand und reduziert Medienbrüche.
Warum erhalten Sie plötzlich XRechnungen?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG reformiert. Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Das heißt: Jedes deutsche Unternehmen muss in der Lage sein, eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung entgegenzunehmen, unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz.
Der Versand folgt schrittweise. Größere Unternehmen müssen ab 1. Januar 2027 elektronisch fakturieren, alle anderen spätestens ab 1. Januar 2028. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Erhalten Sie eine XRechnung, dürfen Sie sie nicht mit dem Hinweis „bitte als PDF senden“ ablehnen.
Wie können Sie XRechnungen empfangen?
Für den Empfang reicht grundsätzlich eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Viele Lieferanten versenden XRechnungen als E-Mail-Anhang, teilweise zusammen mit einer optischen PDF-Kopie. Peppol, das europäische Zustellnetz für öffentliche Aufträge, ist für den typischen KMU-Empfang nicht erforderlich.
Prüfen Sie jedoch, ob Ihre E-Mail-Infrastruktur XML-Anhänge nicht herausfiltert oder als Spam einstuft. Manche Mailserver blockieren XML-Anhänge aus Sicherheitsgründen. Richten Sie bei Bedarf eine Ausnahme ein oder nutzen Sie ein dediziertes Rechnungseingangs-Postfach.
- Eigene E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang (z. B. rechnungen@ihr-unternehmen.de)
- XML-Anhänge in der Whitelist des Mailservers
- Klare Zuordnung: Wer ist verantwortlich, wer darf freigeben
- Ein dedizierter Ablageort für eingegangene XML-Dateien
Welche Pflichten haben Sie beim Empfang?
Die Annahmepflicht ist eindeutig: Sie müssen eine elektronische Rechnung entgegennehmen. Eine explizite Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nicht mehr erforderlich. Wird Ihnen eine XRechnung zugestellt, gilt die Rechnung als zugegangen, sobald sie in Ihrem System abrufbar ist.
Damit verbunden ist die Archivierungspflicht nach §§ 146, 147 AO und § 257 HGB in Verbindung mit den GoBD. Sie müssen die XML-Datei unverändert, vollständig und zehn Jahre lang elektronisch archivieren. Ein Ausdruck als Papier reicht nicht. Eine konvertierte PDF-Datei reicht ebenfalls nicht — das strukturierte Original ist der Beleg.
Wie archivieren Sie XRechnungen korrekt?
Nach den GoBD ist das Original der Beleg. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei in exakt der Form, in der Sie sie empfangen haben. Das PDF einer gerenderten Rechnung — so schön es auch aussieht — ist aus Sicht des Finanzamts nur eine Ansicht. Verändern, kürzen oder neu strukturieren dürfen Sie das XML nicht.
Ein GoBD-konformes Archiv sorgt dafür, dass die Datei unveränderbar abgelegt wird, nach Eingangsdatum und Rechnungsnummer auffindbar ist und über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren maschinell lesbar bleibt. Die reine Ablage in einem Ordner auf einem Netzlaufwerk erfüllt diese Anforderung nicht, weil dort Dateien jederzeit überschrieben werden können.
Welche Software brauchen Sie?
Für den reinen Empfang und die Ansicht reicht ein Browser oder ein kostenloser XRechnung-Viewer. Der offizielle Bundes-XRechnung-Viewer der KoSIT rendert die XML-Datei als lesbare Rechnungsansicht. Für die Archivierung, Validierung nach EN 16931 und die Weitergabe an Ihre Buchhaltung lohnt sich eine Inbox-Lösung, die den gesamten Prozess abbildet.
Mit e-Rechnung Inbox erhalten Sie eine eigene Inbox-Adresse, automatische Validierung und ein revisionssicheres Archiv. Viele Anbieter bieten vergleichbare Bausteine an — achten Sie darauf, dass das Original-XML erhalten bleibt, die Archivierung den GoBD entspricht und der Export zu DATEV oder Ihrer Buchhaltungssoftware vorbereitet ist.