Was DUO gut kann
DATEV Unternehmen online ist eine solide Brücke zwischen Mandant und Kanzlei. Belege landen in „Belege online“, die Kanzlei greift darauf zu, Bankdaten fließen mit. Für die Zusammenarbeit ist das etabliert und bewährt.
DUO ist kein schlechtes Werkzeug. Es ist nur nicht für alles gedacht — und das wird oft verwechselt.
Wo DUO nicht der richtige Ort ist
DUO ist eine Übergabe- und Zusammenarbeitsplattform. Die Normprüfung eingehender E-Rechnungen übernimmt bei DATEV das E-Rechnungspostfach davor, und die Ablage nach GoBD-Grundsätzen läuft über DUO selbst. Was DATEV dabei nicht beschreibt, ist eine interne Prüf- und Freigabestrecke vor der Buchung: wer sachlich prüft, ob Leistung und Betrag stimmen, und wer freigibt.
Wer Rechnungen ohne diesen Schritt in DUO schiebt, hat sie übergeben, aber nicht freigegeben.
Die Reihenfolge entscheidet
Der entscheidende Gedanke: Es geht nicht um DUO gegen Inbox, sondern um das, was vor DUO passiert. Ein vorgelagerter Rechnungseingang nimmt jede E-Rechnung an, erkennt das Format, prüft gegen die Norm, holt die Freigabe ein und archiviert das Original — und übergibt erst dann an DUO.
DUO bleibt der Weg zur Kanzlei. Der Eingang davor sorgt dafür, dass dort nur Geprüftes ankommt.
Wann DUO allein genügt
Es gibt Fälle, in denen DUO ohne viel Vorbau reicht: sehr wenige Belege, fast nur klassische PDFs, eine Person mit Überblick, enge Abstimmung mit der Kanzlei.
Sobald aber das Volumen steigt, Formate gemischt sind oder mehrere Personen zugreifen, fehlt der interne Prüf- und Freigabeschritt spürbar – und Rückfragen häufen sich.
Kurzentscheidung
Als Orientierung:
- Wenige PDFs, eine Person, enge Kanzleiabstimmung → DUO kann genügen.
- Viele oder gemischte Formate, mehrere Zugriffe → vorgelagerter Eingang vor DUO.
- Interne Freigabe vor der Buchung wichtig → Prüf- und Freigabeschritt vor DUO.
- Ziel: weniger Rückfragen im Abschluss → Geprüftes statt Ungeprüftes in DUO.