Die Rechnung kommt, bevor der Betrieb bereit ist
Im Handwerk kommt die E-Rechnung nicht über ein großes IT-Projekt, sondern durch die Hintertür: Der Sanitärgroßhandel stellt um, der Baustoffhändler stellt um, plötzlich liegen XRechnungen im Postfach.
Der Betrieb hat dann ein Problem, das er nicht bestellt hat. Seit dem 1. Januar 2025 muss er diese Rechnungen empfangen und verarbeiten können — unabhängig davon, ob er selbst je eine E-Rechnung schreibt.
Warum „kein ERP“ kein Nachteil sein muss
Viele Handwerksbetriebe denken, sie bräuchten jetzt eine teure Branchensoftware mit allem Drum und Dran. Müssen sie nicht.
Der Empfang ist eine klar umrissene Aufgabe: annehmen, lesbar machen, prüfen, freigeben, archivieren, an den Steuerberater geben. Dafür reicht ein fokussierter Rechnungseingang. Ein großes ERP einzuführen, nur um Lieferantenrechnungen entgegenzunehmen, ist, als kaufe man einen Bagger, um ein Loch für einen Zaunpfahl zu graben.
Der typische Ablauf im Handwerksbetrieb
Auf der Baustelle wird gearbeitet, im Büro stapelt sich Papier — oder eben das digitale Pendant. Realistisch ist ein schlanker Weg: Rechnungen laufen an einer festen Adresse auf, werden automatisch lesbar gemacht und geprüft, der Chef oder die Bürokraft gibt sie zwischen zwei Terminen per Handy frei, und am Monatsende geht alles gebündelt an den Steuerberater.
Kein Medienbruch, kein Zettelchaos, keine verlorene XML. Das ist machbar, auch ohne eigene Buchhaltung.
Die Schnittstelle zum Steuerberater ist der Knackpunkt
Die meisten Handwerksbetriebe buchen nicht selbst — der Steuerberater macht das. Genau deshalb entscheidet die Übergabe über den Aufwand.
Wenn der Betrieb ein vollständiges, geordnetes Paket liefert — Original, Vorschau, Zuordnung —, spart die Kanzlei Zeit, und der Betrieb spart Rückfragen. Wenn er einen Schuhkarton aus PDFs, Fotos und XML-Dateien liefert, zahlt er die Unordnung am Ende über die Kanzleirechnung.
Was ein Handwerksbetrieb diese Woche tun sollte
Kurz und ohne IT-Projekt:
- Eine feste Rechnungsadresse einrichten und den wichtigsten Lieferanten mitteilen.
- Sicherstellen, dass XRechnungen lesbar dargestellt und im Original archiviert werden.
- Eine Person als zuständig für die Freigabe benennen — mit Vertretung.
- Mit dem Steuerberater ein einheitliches Übergabeformat abstimmen.
- Für den Versand vorerst nichts überstürzen — erst den Eingang sichern.