Das Schreiben, das gerade tausendfach verschickt wird
Ein Musterschreiben, wie es derzeit tausende Betriebe erhalten: Der Lieferant informiert, dass er seine Rechnungsstellung im Laufe des Jahres vollständig auf das Format ZUGFeRD umstellt. Ab einem Stichtag werden Rechnungen ausschließlich elektronisch versendet, Papier und einfache PDFs entfallen. Man bittet um eine Empfangsadresse und um Bestätigung, dass Sie das Format verarbeiten können.
Wenn Sie so ein Schreiben bekommen haben: Sie sind damit nicht allein, und Ihr Lieferant handelt nicht willkürlich. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verbindlich. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss ab dem 1. Januar 2027 elektronisch fakturieren; alle übrigen Unternehmen folgen ein Jahr später. Größere Lieferanten stellen deshalb jetzt um — nicht erst zum Stichtag, sondern mit Vorlauf, weil eine Umstellung mitten im Geschäftsjahr niemand will.
Für Sie als Empfänger heißt das: Die Frist Ihres Lieferanten ist die Frist, die zählt. Nicht 2027.
Was der Lieferant konkret von Ihnen verlangt
Solche Schreiben enthalten fast immer dieselben drei Punkte. Die ersten beiden sind bekannt, der dritte wird regelmäßig überlesen — und ist der, an dem es später hakt.
- Eine E-Rechnungs-Adresse: eine Postfachadresse, an die künftig alle Rechnungen gehen. Persönliche Postfächer sind hier ungeeignet — Urlaub, Wechsel, Weiterleitungen.
- Die Fähigkeit, ZUGFeRD zu verarbeiten: nicht nur das PDF anzusehen, sondern die im PDF eingebettete XML-Datei auszulesen. Genau diese XML ist die rechtlich maßgebliche Rechnung.
- Die Fähigkeit, rechnungsbegründende Anlagen zu extrahieren: Lieferscheine, Wiegescheine, Leistungsnachweise. Sie werden in der dafür vorgesehenen Segmentgruppe BG-24 mitgeliefert und sind Teil des Belegs.
Der verbreitete Irrtum: „Ein E-Mail-Postfach reicht“
Die naheliegende Antwort auf so ein Schreiben lautet: Wir richten rechnungen@ ein, fertig. Das ist auch nicht falsch — es ist nur unvollständig. Ein Postfach nimmt die Rechnung entgegen. Danach hört es auf.
Was ein reines Postfach nicht leistet:
- Keine Formatprüfung: Ob die Rechnung EN 16931 tatsächlich erfüllt, sehen Sie einem PDF nicht an. Eine formal fehlerhafte Rechnung gefährdet den Vorsteuerabzug.
- Kein GoBD-Archiv: Aufbewahrungspflichtig ist das Original — die XML-Datei, unverändert und über acht Jahre wiederauffindbar. Ein E-Mail-Ordner ist kein revisionssicheres Archiv.
- Anlagen gehen verloren: Wer nur das PDF speichert, verliert die eingebetteten Anlagen. Bei einer Prüfung fehlt dann der Nachweis zur Rechnung.
- Keine Übergabe: Ihre Steuerberatung braucht die Daten strukturiert, nicht als Anhangsammlung in einem Postfach.
Was Sie bis wann brauchen — der Zeitplan
Die wichtigste Unterscheidung im gesamten Thema ist die zwischen Empfangen und Versenden. Sie wird in der öffentlichen Diskussion ständig vermischt, und daraus entsteht der Eindruck, man habe noch bis 2027 oder 2028 Zeit.
Das gilt für das Versenden. Für das Empfangen gilt es nicht: Die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können, besteht im inländischen B2B-Geschäft bereits seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist und unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße.
| Was | Wen betrifft es | Ab wann |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können | alle inländischen Unternehmen im B2B | seit 01.01.2025 |
| E-Rechnungen versenden | Vorjahresumsatz über 800.000 € | 01.01.2027 |
| E-Rechnungen versenden | alle übrigen Unternehmen | 01.01.2028 |
In 30 Minuten empfangsbereit — vier Schritte
Die Antwort an Ihren Lieferanten ist keine IT-Projektfrage. Vier Schritte genügen, und drei davon sind organisatorisch.
- Eine dedizierte Empfangsadresse festlegen — nicht das persönliche Postfach eines Mitarbeitenden.
- Dem Lieferanten antworten und die Adresse mitteilen. Eine Vorlage dafür finden Sie weiter unten.
- Eine Testrechnung anfordern und prüfen, ob die eingebettete XML tatsächlich ausgelesen wird — nicht nur das PDF angezeigt.
- Das Original archivieren: die XML-Datei unverändert, mit Prüfprotokoll und über die gesamte Aufbewahrungsfrist auffindbar.
Was mit den rechnungsbegründenden Anlagen passiert
Der dritte Punkt aus dem Lieferantenschreiben verdient eigene Aufmerksamkeit, weil er technisch anspruchsvoller ist als die ersten beiden und weil sein Scheitern unsichtbar bleibt.
EN 16931 sieht in der Segmentgruppe BG-24 vor, dass einer Rechnung belegende Unterlagen beigefügt werden: der Lieferschein zur Warenlieferung, der Wiegeschein zur abgerechneten Menge, der Leistungsnachweis zur erbrachten Arbeit. Technisch liegen diese Dokumente als weitere eingebettete Dateien im selben PDF.
Der kritische Punkt: Ein Programm, das die Rechnung sauber ausliest, die Anlagen aber ignoriert, meldet keinen Fehler. Die Rechnung wird verbucht, alles wirkt korrekt — und der Nachweis fehlt trotzdem. Auffallen kann das erst in der Betriebsprüfung, und dann ist es Ihr Problem, nicht das Ihres Lieferanten. Rechnungsbegründende Unterlagen gehören nach GoBD zum Beleg und sind mit ihm aufzubewahren.
Prüfen Sie deshalb an einer echten Testrechnung, ob die Anlagen ankommen — und ob sie zusammen mit der Rechnung archiviert werden.
Vorlage: Antwortschreiben an Ihren Lieferanten
Damit ist die Umstellung von Ihrer Seite aus abgeschlossen. Text markieren oder kopieren, die Klammern ausfüllen, absenden.
Zwei Felder brauchen eine Erklärung. Die Leitweg-ID ist eine Kennung aus dem Behördenumfeld — im rein privatwirtschaftlichen B2B haben Sie in aller Regel keine, dann lassen Sie das Feld weg. Als Käuferreferenz (BT-10) kann Ihr Lieferant stattdessen Ihre Kunden- oder Bestellnummer aufnehmen; das erleichtert Ihnen später die Zuordnung in der Buchhaltung erheblich.
Betreff: Umstellung auf E-Rechnung — unsere Rechnungsadresse Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Information zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Wir sind empfangsbereit. Bitte senden Sie künftig alle Rechnungen ausschließlich an: [rechnungen@ihre-firma.de] Wir verarbeiten XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Rechnungsbegründende Anlagen in der Segmentgruppe BG-24 können wir entgegennehmen und archivieren. Für den Umstellungszeitpunkt bitten wir um eine Testrechnung an die oben genannte Adresse. Unsere Stammdaten für Ihre Rechnungslegung: Firma: [Firmenname] Anschrift: [Straße, PLZ Ort] USt-IdNr.: [DE………] Leitweg-ID / Käuferreferenz: [falls vorhanden] Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion]