„Die Rechnungen schicken“ ist kein Paket
Der häufigste Irrtum: Man wirft die gesammelten Rechnungen zusammen und nennt das Übergabe. Die Kanzlei rekonstruiert dann den Rest — Zuordnung, Kontierung, Vollständigkeit.
Ein echtes Paket nimmt der Kanzlei genau diese Rekonstruktion ab. Es ist nicht „die Rechnungen“, sondern ein definiertes Bündel mit klarer Struktur.
Das Original gehört hinein, nicht nur die Ansicht
Kernbestandteil ist das strukturierte Original — die XRechnung als XML, die ZUGFeRD-Rechnung als PDF samt eingebettetem XML. Eine lesbare Vorschau kommt zusätzlich dazu, ersetzt das Original aber nicht.
Wer nur PDFs schickt, übergibt Ansichten, keine Belege. Die Kanzlei kann damit arbeiten, aber die GoBD-konforme Originalspur hängt dann an einem Faden.
Buchungsvorschlag und Kontierung
Ein gutes Paket denkt mit: Buchungsvorschlag mit Konto und Steuerschlüssel, passend zum verwendeten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04). Das ist kein Eingriff in die Hoheit der Kanzlei, sondern eine Vorlage, die sie bestätigen oder anpassen kann.
Der Effekt: weniger Rückfragen, schnellerer Abschluss. Vorschlagen heißt nicht entscheiden — aber es spart das Nullaufsetzen.
Das Manifest: der unterschätzte Teil
Ein Manifest beantwortet vorab die Fragen, die sonst als Rückfrage kommen: Welcher Zeitraum? Wie viele Belege? Ist etwas offen oder strittig? Vollständigkeit auf einen Blick.
Gerade dieser kleine Zettel — „das ist drin, so viel, dieser Monat“ — verhindert das nervige Hin und Her über fehlende oder doppelte Belege.
Die Paketliste
Was wirklich hineingehört:
- Das strukturierte Original (XRechnung-XML / ZUGFeRD inkl. XML).
- Eine lesbare Vorschau je Beleg.
- Buchungsvorschlag mit Konto und Steuerschlüssel.
- Kontierung passend zu SKR03/SKR04.
- Ein Manifest: Zeitraum, Anzahl, offene Punkte.
- Nachvollziehbarer Verweis auf das revisionssichere Archiv.