Warum „sieht gut aus“ nicht reicht
Ein Viewer rendert auch eine fehlerhafte XRechnung brav als hübsche Rechnung. Die Optik sagt nichts über die formale Korrektheit aus.
Validierung beantwortet eine andere Frage: Entspricht diese Datei den Regeln, nach denen sie verarbeitet, gebucht und geprüft werden darf? Erst diese Frage entscheidet, ob die Rechnung in den Freigabelauf darf.
Stufe 1: Schema und EN 16931
Zuerst die technische Ebene: Ist die Datei überhaupt gültiges XML im richtigen Standard (UBL oder CII)? Dann die fachliche Ebene: Erfüllt sie die Geschäftsregeln der europäischen Norm EN 16931?
Die KoSIT stellt dafür einen offiziellen Validator mit Schematron-Regeln bereit. Er prüft nicht nur, ob Felder da sind, sondern ob ihre Inhalte zueinander passen. Eine Rechnung, die hier durchfällt, ist keine gültige XRechnung — egal, wie ordentlich sie im Viewer aussieht.
Stufe 2: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Über die Norm hinaus muss eine Rechnung die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und -nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerbetrag.
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß — mit Folgen bis hin zum gefährdeten Vorsteuerabzug. Das ist kein Formalismus, das ist bares Geld.
Stufe 3: Rechnen, nicht nur lesen
Die unterschätzte Stufe. Ergeben die Einzelpositionen in Summe den Nettobetrag? Passt der ausgewiesene Steuerbetrag zum Steuersatz? Ergibt Netto plus Steuer den Bruttobetrag?
Klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis nicht. Rundungsdifferenzen, falsche Steuerschlüssel, vertauschte Positionen kommen vor. Eine Validierung, die nicht nachrechnet, ist nur die halbe Miete.
Die häufigsten Fehler in freier Wildbahn
Immer wieder dieselben Verdächtigen:
- Fehlende oder falsche USt-IdNr. bzw. Steuernummer.
- Leistungszeitpunkt nicht angegeben.
- Summen, die nicht aufgehen — Netto, Steuer, Brutto inkonsistent.
- Falscher oder unzulässiger Steuersatz für die Leistung.
- Falsches ZUGFeRD-Profil (MINIMUM/BASIC WL statt mindestens EN 16931).
- Strukturell gültig, aber Pflichtfeld inhaltlich leer.
Was passiert, wenn eine Rechnung durchfällt
Eine fehlerhafte Rechnung gehört nicht stillschweigend gebucht und nicht stillschweigend gelöscht. Sinnvoll ist, sie zu erkennen, zu dokumentieren und mit dem Lieferanten zu klären — am besten, bevor gezahlt wird.
Eine Validierung am Eingang spart genau diese Schleife. Was nicht durch die Prüfung kommt, geht gar nicht erst in die Freigabe — und landet nicht als Problem im Jahresabschluss.