Was das DATEV E-Rechnungspostfach kostenlos leistet
Nach Angaben von DATEV (e-rechnungsplattform.datev.de, Stand Oktober 2026) bleibt der Rechnungsempfang im E-Rechnungspostfach unabhängig vom Übertragungsweg kostenfrei. Dazu gehören:
DATEV-Übergabe · Für Steuerberater
- Empfang per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk und über TRAFFIQX.
- Gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x; auch PDF-Rechnungen kommen an.
- Virenprüfung und Validierung eingehender E-Rechnungen gegen die gesetzlichen Anforderungen.
- Eine lesbare Darstellung der Rechnungsdaten und der Anhänge.
- Die automatische Weitergabe an DATEV Unternehmen online, wenn diese Verbindung eingerichtet ist.
Wann das kostenlose Postfach genügt
Wenn Ihr Steuerbüro mit DATEV arbeitet, Sie DATEV Unternehmen online ohnehin nutzen und Rechnungen ohne internen Freigabeschritt an die Kanzlei gehen, ist das Postfach die naheliegende Lösung. Ein zusätzliches Werkzeug für dieselbe Aufgabe brauchen Sie dann meist nicht.
Worauf Sie vor der Entscheidung achten sollten
Diese Punkte sollten Sie klären, bevor Sie sich festlegen:
- Aufbewahrung: Im Postfach selbst stehen Rechnungen laut DATEV 90 Tage zur Verfügung. Die Archivierung nach GoBD-Grundsätzen läuft über DATEV Unternehmen online. Ob und zu welchen Konditionen DUO bei Ihnen lizenziert ist, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
- Freigabe: Eine interne Prüf- und Freigabestrecke vor der Buchung beschreibt DATEV für das Postfach nicht. Wenn mehrere Personen Rechnungen sachlich prüfen sollen, planen Sie diesen Schritt bewusst ein.
- Steuerbüro ohne DATEV: Arbeitet Ihre Kanzlei mit anderer Software, entfällt der Vorteil der direkten Übergabe an DATEV Unternehmen online.
- Abweisung ab 2027: Laut DATEV werden ungültige E-Rechnungen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, ab 2027 abgewiesen und der Absender wird informiert. Klären Sie, wie Sie selbst davon erfahren und mit dem Lieferanten nachfassen.
Wo e-Rechnung Inbox ansetzt
e-Rechnung Inbox ersetzt DATEV nicht, sondern setzt davor an: eine eigene Eingangsadresse, die Prüfung gegen die Norm mit verständlichen Erklärungen, eine Freigabe im Team, Warnungen bei geänderter Bankverbindung oder möglichen Doppelrechnungen, die Archivierung des Originals und der Export als DATEV-Buchungsstapel oder Steuerberater-Paket.
Das lohnt sich vor allem, wenn mehrere Personen beteiligt sind, Ihr Steuerbüro nicht mit DATEV arbeitet oder Sie Rechnungen vor der Übergabe prüfen und freigeben wollen. Ihr Steuerbüro arbeitet in jedem Fall weiter mit seiner gewohnten Software.
Kurzentscheidung
Als Orientierung:
- Steuerbüro mit DATEV, DUO vorhanden, keine interne Freigabe → das DATEV E-Rechnungspostfach genügt.
- Mehrere Prüfer, Freigabe vor der Buchung gewünscht → zusätzlicher Prüf- und Freigabeschritt.
- Steuerbüro ohne DATEV oder kein DUO → eigener Rechnungseingang mit Archiv und Export.
- Unsicher? Spielen Sie einen Monat mit echten Rechnungen auf beiden Wegen durch.