Acht statt zehn — was sich 2025 geändert hat
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ab 2025 grundsätzlich von zehn auf acht Jahre verkürzt. Eine Eingangsrechnung ist ein solcher Buchungsbeleg.
Entwarnung ist das keine. Acht Jahre lückenlos abrufbares, unverändertes Original sind weiterhin eine ernste Anforderung — und für bestimmte Unterlagen gelten weiter zehn Jahre.
Wann die Frist überhaupt zu laufen beginnt
Die Frist startet nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden bzw. der letzte Eintrag gemacht wurde. Eine Rechnung aus März 2026 ist damit faktisch bis weit über 2034 hinaus relevant.
Dieser späte Fristbeginn ist tückisch: Der Fehler von heute fällt erst in einem Jahr auf, in dem sich niemand mehr an die Details erinnert.
Das XML ist die Pflicht, nicht das PDF
Der Kern: Aufbewahrungspflichtig ist das strukturierte Original. Bei einer XRechnung das XML, bei ZUGFeRD das PDF inklusive eingebettetem XML. Ein daraus erzeugtes Bild-PDF genügt nicht.
Wer im Jahr eins nur PDFs speichert, hat im Jahr sieben ein Problem ohne Lösung. Das Original lässt sich später nicht rekonstruieren — es war von Anfang an das, was man hätte behalten müssen.
Was sonst noch ins Archiv gehört
Über das reine Original hinaus sichert ein sauberes Archiv die Nachvollziehbarkeit:
- Das strukturierte Original, unverändert.
- Eine lesbare Ansicht (zusätzlich, nicht ersatzweise).
- Den Eingangsnachweis: wann, über welchen Kanal.
- Das Freigabe-/Prüfprotokoll.
- Einen Integritätsnachweis (Hash/Zeitstempel).
Warum „später aufräumen“ scheitert
Archivierung ist kein Jahresendprojekt. Wer Belege erst im Nachhinein aus Postfächern zusammensucht, kann Unveränderbarkeit und Vollständigkeit nicht mehr glaubhaft machen.
Die einzige verlässliche Methode ist, das Original im Moment des Eingangs unveränderbar zu sichern — automatisch, mit Zeitstempel, für die ganze Frist. Alles andere ist Hoffnung, kein Archiv.