Zuerst: nicht löschen
Der erste Reflex bei einer unverständlichen Datei ist oft der falsche: weg damit. Tun Sie das nicht.
Die .xml-Datei ist mit hoher Wahrscheinlichkeit eine XRechnung — eine vollwertige, rechtlich gültige Rechnung. Sie zu löschen heißt, einen Beleg zu vernichten, den Sie acht Jahre aufbewahren müssen. Was kryptisch aussieht, ist das Original, nicht der Müll.
Warum das so aussieht
Eine XRechnung ist für Maschinen geschrieben, nicht fürs Auge. Der Code mit Tags wie cbc:ID ist kein Defekt — es ist das Format. Genauso wie eine Musikdatei im Editor unsinnig aussieht, obwohl sie völlig in Ordnung ist.
Die Rechnung ist vollständig da: Nummer, Datum, Beträge, Steuer. Nur eben strukturiert statt bebildert. Sie müssen den Code nicht verstehen — Sie müssen ihn nur richtig behandeln.
So machen Sie sie lesbar
Sie brauchen etwas, das die Struktur in ein Rechnungsbild übersetzt. Mehrere Wege führen dahin:
- Den offiziellen KoSIT-XRechnung-Viewer nutzen und die Datei dort öffnen.
- Ihre Buchhaltungssoftware verwenden, falls sie XRechnung unterstützt.
- Eine Inbox-Lösung, die eingehende XML automatisch lesbar macht.
- Notfalls einen seriösen Online-Viewer — bei sensiblen Daten mit Bedacht.
Prüfen, bevor Sie zahlen oder buchen
Lesbar heißt nicht automatisch korrekt. Bevor die Rechnung in die Freigabe geht: Stimmen Absender und Empfänger? Sind die Pflichtangaben da? Ergeben Netto, Steuer und Brutto zusammen den ausgewiesenen Betrag?
Gerade weil das XML so technisch wirkt, neigen viele dazu, es ungeprüft durchzuwinken. Genau umgekehrt wäre richtig: erst prüfen, dann freigeben.
Und dann: das Original behalten
Wenn Sie die Rechnung gesehen und geprüft haben, ist der häufigste Folgefehler, jetzt nur ein PDF zu speichern und die XML zu verwerfen.
Die XML ist das Original. Sie gehört unverändert ins Archiv, acht Jahre lang. Die lesbare Ansicht dürfen Sie zusätzlich aufbewahren — als Bequemlichkeit, nicht als Ersatz. Wer das einmal automatisiert, muss bei der nächsten kryptischen Datei gar nicht mehr nachdenken.