Warum man das überhaupt prüfen will
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF. Ob strukturierte Daten drinstecken, sieht man der Seite nicht an. Für die Buchhaltung ist genau das aber die entscheidende Frage.
Die gute Nachricht: Man braucht keine Spezialsoftware, um es herauszufinden. Ein gängiger PDF-Reader genügt für den schnellen Blick.
Schritt für Schritt zur Anhangsleiste
Öffnen Sie die PDF-Datei im Adobe Acrobat Reader. Suchen Sie am linken Rand das Büroklammer-Symbol für Anhänge. Finden Sie es nicht, hilft das Menü: „Anzeige“, dann die Navigationsfenster bzw. „Anlagen“ einblenden.
Klicken Sie die Anhangsleiste an. Enthält die Rechnung strukturierte Daten, erscheint dort eine Datei — meist factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml.
Was Sie dort sehen — und was es bedeutet
Sehen Sie eine solche XML-Datei, ist es eine echte ZUGFeRD-Rechnung: lesbares PDF plus strukturierte Daten. Sehen Sie nichts, ist es ein gewöhnliches PDF — und damit keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Dieser eine Blick ist der schnellste Echtheitstest, den es gibt. Sie müssen die XML nicht öffnen oder verstehen; ihre bloße Anwesenheit ist die Antwort.
Grenzen dieser Methode
Der Anhangs-Check beantwortet eine Frage — „ist ein XML drin?“ — aber nicht alle. Ob das Profil ausreicht, ob die Summen stimmen, ob die Pflichtangaben vollständig sind, sehen Sie hier nicht.
Für den gelegentlichen Einzelfall ist das in Ordnung. Wer regelmäßig viele Rechnungen erhält, sollte diese Prüfung nicht von Hand machen — das skaliert nicht und übersieht still die inhaltlichen Fehler.