Das Original ist das ganze Dokument
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei untrennbaren Teilen: der sichtbaren PDF-Seite und dem darin eingebetteten XML. Beide zusammen sind das Original.
Wer nur die sichtbare Seite behält oder das PDF neu „flachdruckt“, verliert das eingebettete XML — und damit den strukturierten, maschinell auswertbaren Teil, der die GoBD eigentlich meinen.
Was „flachdrucken“ anrichtet
Ein verbreiteter Fehler: die ZUGFeRD-Datei öffnen, „als PDF speichern“ oder ausdrucken und einscannen. Das Ergebnis sieht aus wie die Rechnung — enthält aber kein XML mehr.
Damit haben Sie maschinell auswertbare Daten in ein Bild zurückverwandelt. Genau das untersagen die GoBD. Aus Bequemlichkeit wird so aus einer E-Rechnung wieder eine bloße Bilddatei.
PDF/A-3: warum dieses Format wichtig ist
ZUGFeRD nutzt bewusst PDF/A-3 — ein Archivformat, das das Einbetten von Dateien erlaubt und auf Langzeitstabilität ausgelegt ist. Das ist kein technisches Detail, sondern der Grund, warum sich Sichtbares und Strukturiertes überhaupt gemeinsam aufbewahren lassen.
Wird die Datei in ein anderes Format konvertiert, ohne dass das XML erhalten bleibt, ist der Sinn von PDF/A-3 dahin. Im Zweifel: nichts konvertieren, das Original lassen, wie es kam.
So bewahren Sie ZUGFeRD korrekt auf
Die Regeln sind überschaubar:
- Das Originaldokument unverändert speichern — PDF inklusive eingebettetem XML.
- Nicht flachdrucken, nicht neu rendern, nicht einscannen.
- Unveränderbar und mit Zeitstempel ablegen, nicht im Mailpostfach.
- Über die gesamte Aufbewahrungsfrist (in der Regel acht Jahre) abrufbar halten.
- Eine zusätzliche lesbare Ansicht ist erlaubt — als Ergänzung, nicht als Ersatz.