Schön gerendert heißt nicht importierbar
Die sichtbare PDF-Seite verrät nichts darüber, ob der Import gelingt. Entscheidend ist das eingebettete XML — und dort lauern die Stolpersteine.
Wer erst beim Buchen merkt, dass etwas nicht stimmt, hat den teuersten Zeitpunkt erwischt. Die Prüfung gehört davor.
Fehler 1: Gar kein XML eingebettet
Es kommt häufiger vor, als man denkt: Eine vermeintliche ZUGFeRD-Rechnung ist in Wahrheit ein normales PDF ohne eingebettete Datei. Der Import findet dann keine Daten zum Übernehmen.
Der schnelle Test ist die Anhangsleiste im PDF-Reader. Ist dort kein factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml, ist es keine echte ZUGFeRD-Rechnung.
Fehler 2: Falsches oder zu schlankes Profil
Steckt ein XML drin, ist die nächste Frage das Profil. MINIMUM oder BASIC WL transportieren zu wenig für eine vollständige Buchung. Der Import zieht dann unvollständige Daten — oder bricht ab.
Mindestens das Profil EN 16931 sollte es sein. Auf die bloße Existenz eines XML zu vertrauen, reicht nicht.
Fehler 3: Beschädigte oder inkonsistente Datei
Manchmal ist das XML zwar da, aber strukturell defekt, abgeschnitten oder die Summen passen nicht zur sichtbaren Seite. Solche Dateien gehören erkannt, bevor sie gebucht werden — sonst stimmt die Buchung nicht, obwohl der Import „funktioniert“ hat.
Gerade die stille Variante — Import gelingt, Daten sind falsch — ist gefährlich, weil sie erst im Abschluss auffällt.
Prüfen, bevor DATEV es tut
Eine kurze Prüfreihenfolge, die die meisten Probleme abfängt:
- Ist überhaupt ein XML eingebettet?
- Trägt es mindestens das Profil EN 16931?
- Ist die Datei strukturell unbeschädigt?
- Sind die Pflichtangaben vollständig?
- Passen die Summen im XML zur sichtbaren Seite?