Erst die Gemeinsamkeit: beide sind vollwertige E-Rechnungen
Bevor wir vergleichen, der wichtigste Satz vorweg: ZUGFeRD und XRechnung sind keine Gegner. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931, beide enthalten dieselben strukturierten Pflichtdaten, beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ab 2025.
Die Frage ist also nicht „welches ist richtig“, sondern „welches passt zu welcher Situation“. Und die Antwort fällt für den Versand anders aus als für den Empfang.
ZUGFeRD: das hybride Dokument
ZUGFeRD ist ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Sie öffnen die Datei und sehen eine ganz normale, gestaltete Rechnung — mit Logo, Layout, lesbar für jeden Menschen. Versteckt im selben Dokument liegt das maschinenlesbare XML.
Das ist der große Charme: Ein Mensch ohne Spezialsoftware kann die Rechnung sofort lesen, eine Maschine den strukturierten Teil verarbeiten. ZUGFeRD ist technisch verwandt mit dem französischen Factur-X — derselbe hybride Ansatz, was im grenzüberschreitenden Geschäft praktisch ist. Wichtig: Erst ab dem Profil EN 16931 (früher „Comfort“) gilt ZUGFeRD als vollwertige E-Rechnung. Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht.
XRechnung: reine Daten, kein Bild
Die XRechnung ist das genaue Gegenstück: eine reine XML-Datei, ohne Layout, ohne Logo, ohne Bild. Doppelklick im normalen Editor — und Sie sehen kryptischen Code. Das ist kein Fehler, das ist das Format.
Für die öffentliche Verwaltung ist die XRechnung der gesetzte Standard; im B2G-Bereich ist sie seit 2020 Pflicht. Sie ist sehr streng definiert, was die automatische Verarbeitung sauber macht — aber sie braucht zwingend einen Viewer oder eine passende Software, damit ein Mensch sie lesen kann.
Der praktische Unterschied im Alltag
Stellen Sie sich zwei Empfänger vor. Der eine arbeitet noch viel manuell, schaut Rechnungen einzeln an, hat keine spezialisierte Software. Für ihn ist eine ZUGFeRD-Rechnung angenehmer — er sieht sofort ein lesbares PDF.
Der andere verarbeitet hunderte Rechnungen automatisiert. Für ihn ist die XRechnung ideal, weil sie keinen Ballast mitschleppt und strikt strukturiert ist. Es gibt kein „besser“ ohne Kontext. Es gibt nur „passt zum Prozess“ oder „passt nicht“.
Welches Format sollten Sie selbst versenden?
Wenn Sie überwiegend an andere Unternehmen fakturieren und nicht wissen, wie gut deren Software ist, ist ZUGFeRD oft die diplomatische Wahl: Der Empfänger kann die Rechnung in jedem Fall lesen, auch ohne Spezialsoftware, und die strukturierten Daten sind trotzdem da.
Fakturieren Sie an die öffentliche Hand, führt an der XRechnung kein Weg vorbei — inklusive korrekter Leitweg-ID. Viele KMU fahren mit ZUGFeRD im B2B und XRechnung für Behördenkunden am entspanntesten.
Was beim Empfang zählt: Sie brauchen beides
Jetzt der Punkt, der die ganze „vs.“-Frage relativiert: Beim Empfang können Sie sich nicht aussuchen, was hereinkommt.
Der eine Lieferant schickt ZUGFeRD, der nächste XRechnung, ein dritter ein altes PDF. Ihr Eingang muss alle Varianten sauber annehmen, erkennen, prüfen und im jeweils richtigen Original archivieren. „Wir nehmen nur XRechnung“ ist keine Option, die das Gesetz Ihnen erlaubt. Empfangsseitig ist die Frage also nicht ZUGFeRD oder XRechnung — sondern: Verarbeitet mein Prozess beides ohne Handarbeit?
Entscheidungshilfe in einem Absatz
Wer sich nicht in Profilen verlieren will, kann sich an wenigen Faustregeln festhalten:
- Versand an Unternehmen, gemischte oder unbekannte Empfängersoftware → ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).
- Versand an Behörden / öffentliche Auftraggeber → XRechnung mit Leitweg-ID.
- Eigene Verarbeitung stark automatisiert → XRechnung ist schlank und streng.
- Empfang, egal von wem → beide Formate akzeptieren, automatisch erkennen, jeweils das Original archivieren.
- Im Zweifel gilt: Das Format des Lieferanten bestimmt, nicht Ihr Wunsch.