Gleiches Aussehen, anderer Inhalt
Eine klassische PDF-Rechnung und eine ZUGFeRD-2.x-Rechnung sehen auf dem Bildschirm identisch aus. Der Unterschied steckt im Inneren: ZUGFeRD 2.x ist ein PDF/A-3, in das ein maschinenlesbares XML eingebettet ist.
Das klassische PDF hat diesen strukturierten Teil nicht. Es ist ein Bild für Menschen, sonst nichts. Genau das macht es nach neuer Definition zur „sonstigen Rechnung“ und nicht zur E-Rechnung.
Was die 2.x-Versionen bedeuten
ZUGFeRD hat sich entwickelt: von frühen 1.0-Ständen zu 2.0, 2.1, 2.2 und 2.3.x. Mit der 2.x-Reihe ist ZUGFeRD technisch mit dem französischen Factur-X zusammengewachsen und an die europäische Norm EN 16931 angeschlossen.
Für die Praxis heißt das vor allem: Auf eine aktuelle 2.x-Datei können sich Empfänger und Buchhaltung verlassen — sofern das Profil stimmt. Die Versionsnummer allein ist nicht der entscheidende Punkt, das Profil ist es.
Das Profil entscheidet, nicht die Optik
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, von sehr schlank bis sehr ausführlich. Erst ab dem Profil EN 16931 (früher „Comfort“) enthält die Datei alle Pflichtdaten einer vollwertigen E-Rechnung. Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC WL transportieren bewusst weniger und reichen als vollständige Rechnung nicht.
Deshalb genügt es nicht zu wissen, dass „ein XML drin ist“. Es kommt darauf an, welches Profil — und das sieht man dem hübschen PDF nicht an.
Warum das reine PDF ausgedient hat
Der Gesetzgeber will strukturierte Daten, weil sie maschinell prüfbar sind und Umsatzsteuerbetrug erschweren. Ein klassisches PDF lässt sich nicht zuverlässig auslesen, ein ZUGFeRD-XML schon.
Das ist kein Schikane-Selbstzweck. Es ist der Grund, warum die PDF-Toleranz beim Versand ausläuft und warum der Empfang strukturierter Formate schon heute funktionieren muss.
Was Sie konkret beachten sollten
Damit ZUGFeRD 2.x für Sie funktioniert:
- Beim Empfang prüfen, ob überhaupt ein XML eingebettet ist — sonst ist es nur ein PDF.
- Auf das Profil achten: mindestens EN 16931, nicht MINIMUM oder BASIC WL.
- Das Dokument als Ganzes aufbewahren, nie nur die sichtbare Seite.
- Sich nicht auf die Versionsnummer verlassen, sondern auf eine echte Prüfung.